Từ ngày 01/07/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, hướng dẫn chi tiết việc xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai. So với quy định trước đây, Thông tư mới bổ sung nhiều điểm đáng chú ý như cho phép xử lý nhiều hóa đơn trên cùng một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời quy định rõ các trường hợp không phải lập lại hóa đơn.
Việc nắm rõ quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp xử lý sai sót đúng quy định, hạn chế rủi ro về thuế và tránh ảnh hưởng đến việc kê khai, khấu trừ thuế GTGT.
Khi nào không phải lập lại hóa đơn điện tử có mã?
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử chỉ sai các thông tin như:
- Tên người mua;
- Địa chỉ người mua;
- Số tiền bằng chữ;
- Hoặc các nội dung khác không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Đồng thời không sai các chỉ tiêu quan trọng gồm:
- Mã số thuế người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn giá;
- Thành tiền;
- Thuế suất;
- Tiền thuế.
Thì người bán không phải lập hóa đơn mới.
Thay vào đó, doanh nghiệp thực hiện:
- Thông báo cho người mua về nội dung sai sót;
- Gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đây là quy định giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thủ tục đối với các lỗi hành chính không làm thay đổi nghĩa vụ thuế.
Trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Nếu hóa đơn điện tử có sai sót liên quan đến các nội dung quan trọng như:
- Mã số thuế;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Quy cách, chất lượng;
- Đơn giá;
- Số lượng;
- Thành tiền;
- Thuế suất;
- Tiền thuế GTGT;
- Hoặc các nội dung bắt buộc khác,
người bán được lựa chọn một trong hai phương án dưới đây.
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và ghi rõ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Sau khi ký số:
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã: gửi trực tiếp cho người mua;
- Đối với hóa đơn điện tử có mã: gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai và ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Sau khi ký số, hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc trường hợp hóa đơn có mã), sau đó gửi cho người mua theo quy định.
Được điều chỉnh nhiều hóa đơn trên cùng một chứng từ
Một điểm mới đáng chú ý của Thông tư 91/2026/TT-BTC là cho phép xử lý nhiều hóa đơn cùng lúc.
Theo đó, nếu trong cùng một tháng, doanh nghiệp lập sai nhiều hóa đơn của cùng một khách hàng và có cùng nội dung sai như:
- Thông tin người mua;
- Tên hàng hóa;
- Đơn giá;
- Số lượng;
- Thuế suất;
thì doanh nghiệp được phép:
- Lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn;
- Kèm theo Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Quy định này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc và thời gian xử lý sai sót.
Có bắt buộc lập biên bản thỏa thuận khi điều chỉnh hóa đơn?
Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rõ trách nhiệm của các bên trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh
Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi nhận rõ:
- Nội dung sai sót;
- Phương án xử lý hóa đơn.
Văn bản này phải được lưu giữ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trường hợp người mua là cá nhân
Người bán chỉ cần:
- Thông báo trực tiếp cho người mua; hoặc
- Đăng thông báo trên website (nếu có).
Không bắt buộc lập biên bản thỏa thuận.
Các trường hợp không phải lập văn bản thỏa thuận
Thông tư cũng quy định không cần lập văn bản đối với:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn;
- Chuyển dữ liệu giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch;
- Hoạt động bán hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số.
Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm các bước:
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 2: Ký số trên hóa đơn.
Bước 3: Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã.
Bước 4: Sau khi được cấp mã, gửi hóa đơn cho người mua.
Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian, việc truyền dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn điện tử có mã phải có những nội dung gì?
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn;
- Ký hiệu mẫu số;
- Ký hiệu hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn vị tính;
- Số lượng;
- Đơn giá;
- Thành tiền;
- Thuế suất GTGT;
- Tiền thuế GTGT;
- Tổng tiền thanh toán;
- Chữ ký số của người bán;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Thời điểm ký số;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
Ngoài các nội dung bắt buộc, doanh nghiệp có thể bổ sung logo, thương hiệu, mã khách hàng, số hợp đồng hoặc các thông tin quản lý khác nếu cần.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xử lý hóa đơn điện tử lập sai?
Để tránh vi phạm và hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên:
- Xác định đúng loại sai sót trước khi lựa chọn phương án xử lý;
- Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi thuộc trường hợp bắt buộc;
- Lập đầy đủ văn bản thỏa thuận nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức;
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, bảng kê và tài liệu liên quan;
- Thực hiện đúng trình tự gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã theo quy định.
Kết luận
Thông tư 91/2026/TT-BTC đã hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai theo hướng linh hoạt và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp. Tùy từng loại sai sót, người bán có thể chỉ cần thông báo với cơ quan thuế, hoặc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và thậm chí xử lý nhiều hóa đơn trên cùng một chứng từ. Việc cập nhật và áp dụng đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, hạn chế rủi ro về thuế và thuận lợi trong quá trình kê khai, quyết toán.
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
📞 Hotline: 098 333 7438
📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
👉 Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
