Từ tháng 9/2026, mã đơn vị bảo hiểm xã hội (BHXH) được chuyển đổi theo cấu trúc mới gắn với mã định danh đơn vị, mã đối tượng và mã loại hình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để được xác định mã mới và sử dụng đúng mã trong các giao dịch BHXH.
Việc chuyển đổi mã đơn vị BHXH nằm trong kế hoạch chuyển đổi chung của ngành BHXH. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thông tin, thực hiện đúng thời hạn và cập nhật mã mới trước khi thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm hoặc đóng BHXH.
1. Mã đơn vị BHXH mới tháng 9/2026 được cấp như thế nào?
Theo Công văn 1804/BHXH-QLT năm 2025, bộ mã quản lý đơn vị tham gia BHXH, BHYT được cấu trúc gồm 3 thành phần:
- ĐD: Mã định danh đơn vị.
- ĐT: Mã đối tượng.
- LH: Mã loại hình sản xuất kinh doanh.
Mã đối tượng và mã loại hình sản xuất kinh doanh được xác định theo các phụ lục ban hành kèm theo Công văn 1804/BHXH-QLT.
Ví dụ, mã đơn vị cũ có thể được chuyển sang cấu trúc mới như:
0123456789DNA03
Trong đó:
- 0123456789: Mã định danh đơn vị.
- DN: Mã đối tượng.
- A03: Mã loại hình sản xuất kinh doanh.
Do đó, doanh nghiệp không nên tự suy đoán mã đơn vị mới. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan BHXH đang quản lý để được xác định mã chính xác.
2. Việc chuyển đổi mã đơn vị BHXH được thực hiện từ khi nào?
Ngày 13/8/2026, BHXH Việt Nam ban hành Kế hoạch 3115/KH-BHXH năm 2026 về việc chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ.
Theo kế hoạch, việc chuyển đổi được triển khai từ ngày 01/9/2026.
Như vậy, việc thay đổi mã đơn vị trong tháng 9/2026 không phải là yêu cầu riêng của một địa phương. Đây là một phần trong kế hoạch chuyển đổi chung của toàn ngành BHXH.
Tuy nhiên, cách thức cung cấp thông tin và thời hạn thực hiện có thể được hướng dẫn cụ thể theo từng cơ quan BHXH quản lý doanh nghiệp.
3. Doanh nghiệp cần làm gì để được cấp mã đơn vị BHXH mới?
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin để cơ quan BHXH xác định các dữ liệu cần thiết cho việc chuyển đổi bộ mã.
Cách thực hiện phụ thuộc vào hướng dẫn của cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý doanh nghiệp.
Chẳng hạn, theo hướng dẫn của BHXH cơ sở Xóm Chiếu, doanh nghiệp cung cấp thông tin thông qua đường link được cơ quan BHXH cung cấp. Nội dung cần thực hiện gồm:
- Lựa chọn ngành nghề hoạt động.
- Đính kèm giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.
Đây là ví dụ áp dụng tại một địa bàn cụ thể. Doanh nghiệp ở địa phương khác cần căn cứ thông báo của cơ quan BHXH trực tiếp quản lý thay vì áp dụng máy móc cùng một cách thức.
4. Doanh nghiệp ở tỉnh, thành khác cần làm gì?
Đối với doanh nghiệp không thuộc địa bàn BHXH cơ sở Xóm Chiếu, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ quản lý hoặc người phụ trách BHXH của đơn vị để biết phương thức cung cấp thông tin.
Doanh nghiệp nên kiểm tra ba nội dung:
Thứ nhất, phương thức cung cấp thông tin.
Cơ quan BHXH có thể hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống hoặc theo phương thức riêng tại địa phương.
Thứ hai, thông tin cần cung cấp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về ngành nghề và giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan BHXH.
Thứ ba, thời hạn thực hiện.
Mỗi doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn được cơ quan BHXH đang quản lý thông báo. Không nên mặc định thời hạn của một địa phương là thời hạn áp dụng cho tất cả doanh nghiệp.
Riêng doanh nghiệp thuộc địa bàn BHXH cơ sở Xóm Chiếu, hướng dẫn được đề cập yêu cầu tranh thủ hoàn thành việc cung cấp thông tin trước ngày 03/9/2026. Các địa bàn khác thực hiện theo thời hạn riêng được cơ quan BHXH thông báo.
5. Sau khi được cấp mã mới, doanh nghiệp sử dụng mã như thế nào?
Sau khi hoàn thành chuyển đổi, doanh nghiệp cần cập nhật mã đơn vị BHXH mới trong các thủ tục, giao dịch với cơ quan BHXH.
Một số thủ tục liên quan gồm:
- Báo tăng BHXH.
- Báo giảm BHXH.
- Giải quyết chế độ cho người lao động.
- Thực hiện đóng tiền BHXH.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin mã mới trước khi thực hiện đóng tiền BHXH, tránh sử dụng nhầm mã cũ trong quá trình chuyển đổi.
6. Tiền đóng BHXH có được trừ khi tính thuế TNCN không?
Bên cạnh việc cập nhật mã đơn vị, doanh nghiệp và người lao động cũng cần lưu ý đến khoản bảo hiểm khi xác định thu nhập tính thuế TNCN.
Theo nội dung được tổng hợp trong tài liệu, căn cứ Điều 8 và Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, một số khoản bảo hiểm được trừ khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công.
Các khoản được đề cập gồm:
- BHXH;
- BHYT;
- BHTN;
- Một số khoản bảo hiểm bắt buộc khác;
- BHXH tự nguyện;
- BHYT tự nguyện;
- Bảo hiểm hưu trí bổ sung;
- Một số khoản bảo hiểm khác theo quy định.
Đối với cá nhân cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài, một số khoản bảo hiểm bắt buộc đã đóng tại quốc gia nơi làm việc cũng được xem xét khấu trừ theo quy định.
7. Hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH không?
Đây cũng là nội dung doanh nghiệp cần phân biệt khi quản lý hồ sơ lao động.
Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc theo quy định của pháp luật lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa hai trường hợp.
Trường hợp 1: Ký hợp đồng thử việc riêng
Nếu doanh nghiệp và người lao động ký hợp đồng thử việc riêng, người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trong thời gian thử việc theo nội dung tài liệu.
Trường hợp 2: Thử việc được ghi trong hợp đồng lao động
Nếu nội dung thử việc được ghi trực tiếp trong hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên và hợp đồng thể hiện quan hệ có việc làm, có trả công, tiền lương cùng sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động thì người lao động vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Vì vậy, khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hợp đồng thay vì chỉ căn cứ vào tên gọi của văn bản.
8. Doanh nghiệp cần lưu ý gì trong tháng 9/2026?
Điểm doanh nghiệp cần ưu tiên lúc này là chuyển đổi mã đơn vị BHXH.
Mã mới được xây dựng theo cấu trúc:
Mã định danh đơn vị + Mã đối tượng + Mã loại hình sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự:
Kiểm tra thông báo của cơ quan BHXH → cung cấp thông tin → nhận mã mới → cập nhật phần mềm/hồ sơ → sử dụng mã mới khi giao dịch BHXH.
Đồng thời, kế toán hoặc bộ phận nhân sự nên kiểm tra lại thông tin trước khi thực hiện các nghiệp vụ:
- Báo tăng lao động.
- Báo giảm lao động.
- Giải quyết chế độ BHXH.
- Đóng tiền BHXH.
- Đối chiếu dữ liệu với cơ quan BHXH.
Việc này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ sử dụng mã cũ trong khi hệ thống đã chuyển sang mã mới.
Kết luận
Mã đơn vị BHXH mới tháng 9/2026 là một phần của kế hoạch chuyển đổi bộ mã quản lý trong toàn ngành BHXH. Doanh nghiệp không nên chờ đến khi phát sinh hồ sơ mới kiểm tra mã, mà nên chủ động liên hệ cơ quan BHXH đang quản lý để biết mình cần cung cấp thông tin gì và thực hiện trước thời hạn nào.
Về thực tế, doanh nghiệp chỉ cần kiểm soát tốt một chuỗi việc: cung cấp đúng thông tin – nhận đúng mã – cập nhật đúng hệ thống – sử dụng đúng mã khi giao dịch và đóng BHXH. Với những doanh nghiệp có nhiều lao động, việc kiểm tra sớm cũng giúp tránh bị động khi thực hiện báo tăng, báo giảm hoặc đóng BHXH trong tháng 9/2026.
Ngoài ra, bộ phận kế toán và nhân sự nên rà soát đồng thời hồ sơ lao động, đặc biệt là cách ký hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động. Đây là những nội dung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ BHXH của doanh nghiệp.
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
Hotline: 098 333 7438
Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
