Lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04? Những lưu ý doanh nghiệp cần biết

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp không nên lập ngay hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà cần xác định chính xác nội dung sai và cách xử lý tương ứng. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC có những điểm doanh nghiệp cần lưu ý về Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trong thực tế, sai sót trên hóa đơn điện tử có thể xuất hiện ở nhiều khâu: ghi sai mã số thuế, tên hoặc địa chỉ người mua, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi kê khai thuế, đối chiếu hóa đơn và giải trình với cơ quan thuế.

Vậy lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không? Trường hợp nào phải thông báo hóa đơn sai sót? Khi nào được điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn? Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.

1. Lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Đây là vấn đề được nhiều kế toán quan tâm khi xử lý hóa đơn điện tử sai.

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải mọi trường hợp hóa đơn có sai sót đều phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Đối với trường hợp người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10, người bán không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.

Điều này có nghĩa, doanh nghiệp cần phân loại sai sót trước khi thực hiện thủ tục.

Có thể hiểu đơn giản:

Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo về hóa đơn điện tử đã lập sai trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn mới được lập để điều chỉnh hóa đơn đã phát hành.
Hóa đơn thay thế được sử dụng trong trường hợp thuộc diện xử lý bằng hình thức thay thế.

Do đó, không nên hiểu rằng cứ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì mặc nhiên phải gửi thêm Mẫu 04.

Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ.

2. Những trường hợp được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về các nội dung quan trọng, người bán thực hiện xử lý theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Các nội dung cần đặc biệt kiểm tra gồm:

Mã số thuế;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Đối với nhóm sai sót này, người bán có thể lựa chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định.

Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn mới phải thể hiện nội dung điều chỉnh và thông tin để xác định hóa đơn gốc được điều chỉnh.

Việc liên kết rõ giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh rất quan trọng. Đây là cơ sở để doanh nghiệp, người mua và cơ quan thuế có thể đối chiếu khi cần thiết.

3. Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều phải lập lại hóa đơn.

Theo quy định mới, trường hợp hóa đơn sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Đây là nhóm trường hợp kế toán cần phân biệt rõ với hóa đơn phải điều chỉnh hoặc thay thế.

Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng để thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo các trường hợp thuộc diện phải thông báo. Mẫu này được ban hành tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Vì vậy, thay vì có thói quen gửi Mẫu 04 cho mọi hóa đơn sai, kế toán cần căn cứ vào nội dung sai và cách xử lý được quy định.

4. Có phải lập văn bản thỏa thuận với người mua?

Khi xử lý hóa đơn bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về văn bản thỏa thuận với người mua.

Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua thực hiện lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.

Văn bản này giúp hai bên thống nhất:

Hóa đơn nào đang có sai sót;
Sai ở nội dung nào;
Phương án xử lý;
Căn cứ để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Doanh nghiệp nên lưu văn bản thỏa thuận cùng với hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và các chứng từ liên quan.

Đối với người mua là cá nhân, việc thông báo được thực hiện theo quy định tương ứng. Một số trường hợp đặc thù liên quan đến truyền dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số có thể áp dụng quy định riêng.

5. Nhiều hóa đơn sai có được lập một hóa đơn điều chỉnh?

Đây là nội dung có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể số lượng hóa đơn phải xử lý nếu đáp ứng đúng điều kiện.

Trường hợp trong cùng một tháng, người bán lập nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng nội dung sai, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai theo trường hợp được quy định.

Khi đó, doanh nghiệp phải lập bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III và thực hiện các yêu cầu liên quan.

Kế toán cần kiểm tra kỹ:

Số hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn;
Ngày lập;
Nội dung sai;
Thông tin người mua;
Giá trị cần điều chỉnh.

Không nên đưa nhiều hóa đơn vào cùng một bảng kê chỉ vì có cùng người mua. Điều kiện về nội dung sai và phạm vi được phép gộp vẫn phải được kiểm tra trước khi thực hiện.

6. Hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm ghi như thế nào?

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định rõ hóa đơn đang điều chỉnh theo hướng tăng hay giảm.

Nếu điều chỉnh tăng, phần giá trị điều chỉnh được thể hiện theo chiều tăng.

Nếu điều chỉnh giảm, phần giá trị điều chỉnh được thể hiện theo chiều giảm.

Ví dụ, hóa đơn ban đầu ghi thiếu giá trị hàng hóa dẫn đến thiếu doanh thu và thuế GTGT thì hóa đơn điều chỉnh sẽ bổ sung phần còn thiếu.

Ngược lại, nếu hóa đơn ban đầu ghi thừa doanh thu hoặc tiền thuế thì phần điều chỉnh phải phản ánh số giảm tương ứng.

Kế toán cần đối chiếu cả tiền hàng, thuế suất và tiền thuế để tránh tình trạng điều chỉnh đúng doanh thu nhưng sai số thuế hoặc ngược lại.

7. Đã chọn điều chỉnh thì lần sau xử lý thế nào?

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là cách xử lý sai sót tiếp theo đối với hóa đơn đã từng được điều chỉnh hoặc thay thế.

Nếu hóa đơn điện tử đã lập sai được người bán xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì việc xử lý các lần tiếp theo thực hiện theo hình thức đã lựa chọn khi xử lý sai sót lần đầu.

Ví dụ:

Lần đầu chọn điều chỉnh → các lần sau tiếp tục xử lý theo phương án điều chỉnh.

Lần đầu chọn thay thế → các lần sau tiếp tục xử lý theo phương án thay thế.

Vì vậy, trước khi lập hóa đơn xử lý sai sót, kế toán nên kiểm tra toàn bộ nội dung của hóa đơn thay vì chỉ sửa một lỗi vừa phát hiện.

8. Kê khai hóa đơn điều chỉnh cần chú ý gì?

Hóa đơn điều chỉnh không chỉ là nghiệp vụ về hóa đơn mà còn có thể tác động trực tiếp đến hồ sơ khai thuế.

Khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi:

Doanh thu;
Thuế GTGT đầu ra;
Thuế GTGT đầu vào;
Chi phí;
Nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp,

kế toán cần đối chiếu giữa hóa đơn điều chỉnh, sổ kế toán và tờ khai thuế.

Đối với người bán và người mua, thời điểm lập và nhận hóa đơn điều chỉnh cũng cần được theo dõi để xác định kỳ kê khai phù hợp theo quy định áp dụng.

Đặc biệt, không nên chỉ sửa dữ liệu trên phần mềm kế toán mà bỏ qua việc kiểm tra lại tờ khai thuế. Một hóa đơn điều chỉnh có thể làm thay đổi số liệu đã kê khai của cả hai bên.

9. Quy trình doanh nghiệp nên thực hiện khi phát hiện hóa đơn sai

Để hạn chế sai sót dây chuyền, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Xác định hóa đơn sai

Kiểm tra số hóa đơn, ngày lập, người mua và nội dung bị sai.

Bước 2: Phân loại sai sót

Xác định sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa.

Bước 3: Xác định phương án xử lý

Đối chiếu Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định có phải thông báo, điều chỉnh hay thay thế.

Bước 4: Kiểm tra yêu cầu với người mua

Xác định có phải lập văn bản thỏa thuận hoặc thực hiện thông báo cho người mua hay không.

Bước 5: Lập hóa đơn xử lý sai sót

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải liên kết rõ với hóa đơn gốc và phản ánh đúng nội dung cần xử lý.

Bước 6: Kiểm tra kê khai thuế

Đối chiếu hóa đơn mới với sổ kế toán, tờ khai thuế và dữ liệu hóa đơn điện tử.

Quy trình này giúp bộ phận kế toán tránh tình trạng mỗi nhân viên xử lý hóa đơn sai theo một cách khác nhau.

10. Doanh nghiệp cần lưu ý gì về Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Điểm quan trọng nhất là không nên mặc định Mẫu 04/SS-HĐĐT là thủ tục bắt buộc cho mọi hóa đơn có sai sót.

Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần căn cứ Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định đúng trường hợp. Mẫu 04/SS-HĐĐT vẫn được sử dụng đối với trường hợp thuộc diện phải thông báo, nhưng không phải là bước bắt buộc đi kèm mọi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Kế toán nên đặc biệt kiểm tra:

Nội dung sai thuộc trường hợp nào;
Có phải lập lại hóa đơn không;
Có phải điều chỉnh hay thay thế;
Có phải gửi Mẫu 04 hay không;
Có phải lập văn bản thỏa thuận với người mua;
Hóa đơn xử lý có ảnh hưởng đến kê khai thuế hay không.

Kết luận

Hóa đơn điện tử sai không phải lúc nào cũng dẫn đến cùng một cách xử lý. Có trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua, có trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, và cũng có trường hợp phải thực hiện thông báo sai sót với cơ quan thuế.

Đặc biệt, lập hóa đơn điều chỉnh không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp luôn phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Việc có phải gửi hay không phụ thuộc vào nội dung sai và trường hợp xử lý cụ thể theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát sinh lớn, kế toán nên thống nhất một quy trình xử lý sai sót ngay từ khâu tiếp nhận thông tin. Khi hóa đơn, chứng từ và số liệu kê khai được kiểm tra đồng bộ, doanh nghiệp sẽ hạn chế được việc sửa đi sửa lại hóa đơn và giảm rủi ro khi đối chiếu thuế.