Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp không phải lúc nào cũng phải lập lại hóa đơn hoặc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Từ ngày 01/7/2026, quy định mới tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC đã phân định cụ thể cách xử lý tùy theo nội dung sai sót.
Điều này khiến kế toán cần đặc biệt lưu ý, bởi việc xác định sai trường hợp có thể dẫn đến xử lý hóa đơn không đúng, ảnh hưởng đến kê khai thuế và hồ sơ kế toán của doanh nghiệp. Vậy lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04 hay không? Trường hợp nào phải thông báo cho cơ quan thuế và trường hợp nào không?
1. Lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Không phải mọi trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh đều phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót thuộc nhóm phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán thực hiện theo phương án đã lựa chọn và không phải mặc nhiên gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trong khi đó, Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng đối với trường hợp hóa đơn có sai sót thuộc diện phải thông báo cho cơ quan thuế.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ phát hiện hóa đơn sai là phải lập Mẫu 04. Trước tiên, kế toán phải xác định chính xác nội dung sai trên hóa đơn và đối chiếu với Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Trường hợp nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Theo quy định mới, trường hợp hóa đơn điện tử sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng không sai các thông tin quan trọng gồm:
- Mã số thuế của người mua;
- Số tiền ghi trên hóa đơn;
- Thuế suất;
- Tiền thuế;
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn.
Trong trường hợp này, người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai nhưng không phải lập lại hóa đơn.
Đồng thời, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Như vậy, nếu hóa đơn chỉ sai những thông tin thuộc nhóm trên mà không làm thay đổi các nội dung quan trọng của hóa đơn, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà thực hiện thông báo theo Mẫu 04.
3. Khi nào doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?
Đối với hóa đơn điện tử có sai sót liên quan đến những nội dung quan trọng như:
- Mã số thuế;
- Số tiền ghi trên hóa đơn;
- Thuế suất;
- Tiền thuế;
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn;
người bán phải thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Đây là nhóm sai sót cần được kế toán đặc biệt kiểm tra vì có thể làm thay đổi trực tiếp doanh thu, thuế GTGT đầu ra, chi phí hoặc số thuế phải nộp.
Doanh nghiệp nên xác định rõ nội dung sai trước khi lựa chọn phương án xử lý. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không nên thực hiện theo thói quen của những trường hợp trước đó.
4. Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện những nội dung gì?
Khi lựa chọn phương án điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung đang được điều chỉnh và thông tin liên quan đến hóa đơn đã lập sai.
Việc liên kết giữa hóa đơn điều chỉnh với hóa đơn gốc có ý nghĩa quan trọng trong quá trình đối chiếu chứng từ. Do đó, kế toán cần kiểm tra đầy đủ:
- Mẫu số hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn;
- Số hóa đơn được điều chỉnh;
- Nội dung cần điều chỉnh;
- Giá trị điều chỉnh;
- Thuế suất và tiền thuế liên quan, nếu có.
Hồ sơ xử lý nên được lưu cùng hóa đơn ban đầu và các tài liệu liên quan để thuận tiện khi đối chiếu sổ kế toán hoặc giải trình với cơ quan có thẩm quyền.
5. Có phải lập văn bản thỏa thuận với người mua?
Một vấn đề khác doanh nghiệp cần quan tâm là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua khi xử lý hóa đơn có sai sót.
Đối với trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên thực hiện văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
Văn bản này giúp xác định rõ:
- Hóa đơn nào bị sai;
- Sai ở nội dung nào;
- Hai bên thống nhất phương án xử lý ra sao;
- Căn cứ để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Doanh nghiệp nên lưu giữ văn bản thỏa thuận cùng hồ sơ hóa đơn để tránh tình trạng hóa đơn điều chỉnh đã lập nhưng thiếu tài liệu chứng minh quá trình xử lý sai sót.
Đối với người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có, theo trường hợp được quy định.
6. Nhiều hóa đơn sai có được lập một hóa đơn điều chỉnh?
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều hóa đơn trong cùng một tháng bị sai cùng nội dung. Việc phải xử lý từng hóa đơn riêng lẻ có thể làm tăng đáng kể khối lượng công việc của bộ phận kế toán.
Theo quy định mới, trong trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.
Khi áp dụng phương án này, doanh nghiệp phải lập bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Kế toán cần rà soát kỹ danh sách hóa đơn đưa vào bảng kê, đặc biệt là số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai và giá trị điều chỉnh. Chỉ cần sai một thông tin trong bảng kê cũng có thể gây khó khăn khi đối chiếu giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.
7. Hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm ghi như thế nào?
Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định rõ hóa đơn đang điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm.
- Điều chỉnh tăng: Giá trị điều chỉnh được ghi theo số dương.
- Điều chỉnh giảm: Giá trị điều chỉnh được ghi theo số âm.
Ví dụ, nếu hóa đơn ban đầu ghi thiếu doanh thu hoặc tiền thuế thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng phần còn thiếu.
Ngược lại, nếu hóa đơn ban đầu ghi cao hơn thực tế và cần giảm doanh thu hoặc tiền thuế thì phần điều chỉnh được thể hiện theo chiều giảm.
Kế toán nên đối chiếu số liệu của hóa đơn điều chỉnh với sổ kế toán và hồ sơ kê khai thuế để bảo đảm số liệu sau điều chỉnh được thống nhất.
8. Nếu hóa đơn đã điều chỉnh nhưng tiếp tục phát hiện sai thì xử lý thế nào?
Một điểm doanh nghiệp không nên bỏ qua là trường hợp hóa đơn đã được xử lý sai sót nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai.
Theo quy định, nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì những lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã lựa chọn trước đó.
Nói cách khác, nếu lần đầu doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điều chỉnh, khi tiếp tục phát hiện sai sót thì thực hiện theo phương thức điều chỉnh. Nếu lần đầu lựa chọn hóa đơn thay thế, các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo phương thức thay thế.
Vì vậy, trước khi lập hóa đơn xử lý sai sót, kế toán nên kiểm tra kỹ toàn bộ nội dung thay vì chỉ sửa một lỗi được phát hiện trước mắt.
9. Kê khai hóa đơn điều chỉnh cần lưu ý gì?
Hóa đơn điều chỉnh có thể làm thay đổi doanh thu, thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT đầu vào hoặc các chỉ tiêu liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Do đó, sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời:
Đối với bên bán:
- Hóa đơn điều chỉnh đã được lập đúng nội dung;
- Doanh thu và thuế GTGT được cập nhật vào kỳ phù hợp;
- Số liệu trên hóa đơn thống nhất với sổ kế toán;
- Hồ sơ xử lý sai sót được lưu đầy đủ.
Đối với bên mua:
- Kiểm tra nội dung hóa đơn điều chỉnh nhận được;
- Đối chiếu với hóa đơn gốc;
- Cập nhật lại số liệu kế toán và thuế nếu hóa đơn làm thay đổi giá trị giao dịch;
- Lưu giữ hóa đơn điều chỉnh cùng bộ chứng từ mua hàng.
Đặc biệt, kế toán không nên chỉ xử lý phần hóa đơn mà bỏ qua bước kiểm tra lại tờ khai thuế và sổ sách liên quan.
10. Doanh nghiệp cần làm gì khi phát hiện hóa đơn điện tử sai?
Để hạn chế nhầm lẫn giữa Mẫu 04/SS-HĐĐT, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nội dung sai
Kiểm tra hóa đơn sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa.
Bước 2: Phân loại sai sót
Đối chiếu nội dung sai với Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định có thuộc trường hợp chỉ cần thông báo Mẫu 04 hay phải lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Bước 3: Xác định hồ sơ cần lập
Trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kiểm tra yêu cầu về văn bản thỏa thuận với người mua và các hồ sơ liên quan.
Bước 4: Lập hóa đơn xử lý sai sót
Đảm bảo thông tin trên hóa đơn mới liên kết chính xác với hóa đơn gốc và phản ánh đúng giá trị cần điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra kê khai thuế
Đối chiếu hóa đơn mới với sổ kế toán, tờ khai thuế và dữ liệu hóa đơn điện tử để tránh chênh lệch.
11. Lập hóa đơn điều chỉnh và Mẫu 04 không phải lúc nào cũng đi cùng nhau
Có thể thấy, hóa đơn điều chỉnh và Mẫu 04/SS-HĐĐT là hai cơ chế xử lý khác nhau và doanh nghiệp không nên mặc định rằng cứ lập hóa đơn điều chỉnh là phải gửi thêm Mẫu 04.
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026, Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng trong trường hợp hóa đơn có sai sót thuộc nhóm quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10. Trong khi đó, các sai sót thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 10.
Đây cũng là điểm kế toán cần lưu ý khi chuyển sang áp dụng quy định mới, bởi cách xử lý hóa đơn sai sót từ ngày 01/7/2026 đã được quy định lại tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay thế quy định trước đó tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Thay vì áp dụng một cách máy móc cho tất cả hóa đơn sai, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình kiểm tra thống nhất: xác định lỗi → phân loại trường hợp → chọn phương án xử lý → lập hồ sơ → kê khai và đối chiếu số liệu.
Đặc biệt, kế toán cần phân biệt rõ trường hợp chỉ phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT với trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là bước quan trọng để tránh vừa thực hiện thừa thủ tục, vừa có nguy cơ xử lý sai bản chất hóa đơn.
Với những doanh nghiệp phát sinh nhiều hóa đơn mỗi ngày, việc chuẩn hóa quy trình xử lý ngay từ khâu phát hiện sai sót sẽ giúp bộ phận kế toán dễ kiểm soát hơn, đồng thời hạn chế chênh lệch giữa hóa đơn điện tử, sổ kế toán và hồ sơ khai thuế.
Kết luận
Lập hóa đơn điều chỉnh không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp luôn phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Từ ngày 01/7/2026, cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai sót và trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Vì vậy, khi phát hiện hóa đơn có vấn đề, kế toán nên xác định đúng lỗi trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Làm đúng ngay từ bước phân loại sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những thao tác không cần thiết, đồng thời giữ cho hồ sơ hóa đơn, sổ kế toán và kê khai thuế thống nhất khi cần đối chiếu hoặc giải trình.
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
📞 Hotline: 098 333 7438
📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
👉 Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
