Trong môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ và hướng tới chính phủ số, việc lưu trữ hồ sơ không còn là “việc của bộ phận hành chính” mà trở thành yếu tố bắt buộc trong quản trị rủi ro pháp lý và vận hành bền vững của doanh nghiệp.
Từ ngày 01/07/2025, Thông tư 08/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết thời hạn lưu trữ bắt buộc đối với 13 nhóm hồ sơ trong lĩnh vực nội vụ. Đây là nội dung có ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công, tư vấn hành chính, đào tạo nhân sự, hoặc liên kết dữ liệu với cơ quan nhà nước.
13 nhóm hồ sơ cần lưu trữ theo quy định mới
Thông tư 08/2025/TT-BNV xác định rõ từng nhóm hồ sơ kèm thời hạn lưu trữ, bao gồm:
-
Hồ sơ về biên chế, cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm
-
Hồ sơ cải cách hành chính
-
Hồ sơ về công chức, viên chức, cán bộ, người lao động
-
Hồ sơ thi đua – khen thưởng
-
Hồ sơ hội, tổ chức phi chính phủ
-
Hồ sơ liên quan bảo hiểm xã hội
-
Các tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nội bộ liên quan đến lĩnh vực nội vụ…
Thời hạn lưu trữ có thể kéo dài từ 5, 10, 20 năm đến vĩnh viễn, tùy theo tính chất và giá trị pháp lý của tài liệu.
Rủi ro nếu doanh nghiệp “bỏ qua” quy định này
Hiện nay nhiều doanh nghiệp (nhất là trong lĩnh vực tư vấn, nhân sự, dịch vụ hành chính công) thường lưu trữ theo cảm tính – vứt tài liệu cũ, xoá dữ liệu số, hoặc tự động hủy sau 3-5 năm mà không căn cứ vào quy định pháp luật.
Điều này có thể dẫn tới:
-
Không còn tài liệu để chứng minh năng lực/kết quả công việc khi tham gia đấu thầu dịch vụ công
-
Không đáp ứng yêu cầu lưu trữ trong quá trình thanh tra, kiểm toán hoặc hợp tác công – tư
-
Vi phạm quy định pháp luật về lưu trữ tài liệu theo Luật Lưu trữ và các thông tư chuyên ngành
Một vi phạm nhỏ trong lưu trữ có thể trở thành “điểm đen” về năng lực pháp lý của doanh nghiệp trong các hồ sơ đăng ký, chứng minh năng lực hoặc bảo vệ quyền lợi pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
Doanh nghiệp cần làm gì ngay hôm nay?
1. Rà soát danh mục tài liệu nội bộ hiện có:
-
Xác định nhóm tài liệu thuộc phạm vi quy định của Thông tư 08
-
Đánh giá lại thời hạn lưu trữ đang áp dụng so với yêu cầu pháp luật
2. Cập nhật SOP (quy trình nội bộ) về lưu trữ:
-
Ghi rõ thời hạn lưu, ai chịu trách nhiệm, cách thức lưu trữ
-
Có quy trình chuyển lưu hồ sơ sang dạng số hoặc lưu bản số theo nguyên tắc
3. Tạo log lưu trữ và log truy xuất tài liệu:
-
Đối với hồ sơ số: cần log truy xuất, thời gian lưu, người thao tác
-
Đối với bản giấy: cần ghi nhận sổ đăng ký lưu trữ và biên bản bàn giao
4. Không tự ý tiêu huỷ hồ sơ quá hạn:
-
Phải lập hội đồng thẩm định
-
Có quyết định huỷ tài liệu
-
Lưu lại biên bản huỷ đúng quy trình theo Thông tư 06/2025/TT-BNV
TriducEMC đồng hành – không cung cấp dịch vụ, chỉ cung cấp kiến thức sát sườn
TriducEMC là đơn vị nghiên cứu, tổng hợp và phổ biến kiến thức thực tiễn liên quan đến tài liệu nội bộ, lưu trữ pháp lý và chuẩn hóa quản trị doanh nghiệp theo pháp luật Việt Nam.
Bạn có thể tìm thấy tại triducemc.vn:
-
Bản tóm tắt chi tiết Thông tư 08/2025
-
Checklist rà soát nhóm tài liệu phải lưu trữ
-
Mẫu quy trình SOP lưu trữ đúng pháp luật
-
Slide đào tạo ngắn gọn cho phòng HCNS, pháp chế
Lưu trữ – không phải để cho đẹp, mà để “giữ an toàn pháp lý lâu dài”
“Doanh nghiệp không có hệ thống lưu trữ đúng chuẩn giống như xây nhà không móng – vững chãi hôm nay, nhưng có thể sập bất cứ lúc nào khi sóng gió pháp lý đến.”
Hãy hành động trước khi bị nhắc nhở.
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
📞 Hotline: 098 333 7438
📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
👉 Theo dõi thêm những kiến thức quản trị doanh nghiệp tại triducemc.vn.
