Thông tư 06/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/07/2025 đã chính thức siết chặt quy định về tiêu hủy tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam.
Việc vứt hồ sơ cũ vào thùng rác, xóa file khỏi máy tính mà không có biên bản, quyết định sẽ trở thành hành vi vi phạm hành chính – đặc biệt khi bị cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất.
“Hủy Tài Liệu” Nghe Nhẹ Nhưng Rủi Ro Lớn
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì tư duy:
-
Hết thời hạn lưu trữ thì xé
-
Hồ sơ đã số hóa thì bỏ bản cứng
-
Tài liệu trùng lặp thì xóa khỏi Google Drive
Nhưng theo quy định pháp luật mới, đây là những hành vi thiếu tính hợp pháp nếu không được thực hiện đúng quy trình, có chứng từ chứng minh.
Từ ngày 01/07/2025, mọi hoạt động hủy tài liệu tại doanh nghiệp đều phải thực hiện theo 4 bước được pháp luật quy định rõ ràng.
4 Bước Hủy Tài Liệu Hợp Pháp Theo Thông Tư 06/2025/TT-BNV
| Bước | Nội dung |
|---|---|
| 1. Thẩm định | Phân loại hồ sơ cần hủy (hết hạn, trùng lặp, không còn giá trị sử dụng) |
| 2. Danh sách hủy | Lập danh mục hồ sơ kèm lý do, thời gian lưu trữ đã hết, người lập danh sách |
| 3. Quyết định hủy | Cấp quản lý phê duyệt, xác định phương pháp hủy rõ ràng (đốt, xé, tiêu hủy điện tử,…) |
| 4. Biên bản hủy | Có chữ ký người thực hiện, người giám sát; lưu trữ biên bản trong hồ sơ nội bộ |
Nếu tài liệu là file điện tử: cần log thao tác hủy, người chịu trách nhiệm, và xác nhận không thể khôi phục.
Những Trường Hợp Doanh Nghiệp Hay Bỏ Qua
-
Hồ sơ nhân sự cũ >5 năm
-
Bản in hợp đồng đã được scan lưu trên phần mềm
-
Báo cáo tài chính cũ đã quyết toán
-
Phiếu xuất kho, đơn hàng nội bộ không còn hiệu lực
-
Hồ sơ dự án đóng sau 3 năm
Nếu tự tiêu hủy không có quyết định, không có biên bản, DN sẽ khó chứng minh tính minh bạch trong quản trị nội bộ khi bị thanh tra hoặc kiểm toán kiểm tra đột xuất.
Thanh Tra Đến Hỏi Gì?
-
Hồ sơ này đâu? Ai đã quyết định hủy?
-
Phương pháp hủy gì? Có chứng minh là đã hủy chưa?
-
Hủy lúc nào? Có ai chứng kiến?
Không trả lời được = rủi ro pháp lý.
Hậu Quả Nếu Không Có SOP Hủy Tài Liệu
-
Bị xử phạt hành chính từ 5 – 20 triệu đồng/lần vi phạm
-
Bị yêu cầu khôi phục hồ sơ, giải trình gấp
-
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp, đặc biệt trong kiểm toán độc lập hoặc gọi vốn
Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp Việt
1. Xây dựng SOP hủy tài liệu:
-
Quy trình 4 bước rõ ràng, có mẫu biểu sẵn
-
Phân định trách nhiệm giữa bộ phận lưu trữ, hành chính, IT
2. Đào tạo nhận thức pháp lý:
-
Cập nhật quy định lưu trữ – tiêu hủy cho nhân viên hành chính, kế toán, quản lý kho, HR
-
Phổ biến quy định mới từ Thông tư 06/2025 đến toàn hệ thống
3. Ứng dụng công cụ quản lý số:
-
Tạo log hủy file điện tử
-
Ghi nhận thao tác, báo cáo định kỳ về hủy tài liệu
TriducEMC – Cung Cấp Kiến Thức Đúng, Không Bán Dịch Vụ
TriducEMC không cung cấp dịch vụ tiêu hủy, nhưng là nơi:
-
Tổng hợp kiến thức đúng pháp luật
-
Cập nhật Thông tư mới, diễn giải dễ hiểu
-
Đưa ra lời khuyên thực tế từ góc độ quản trị doanh nghiệp Việt
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
📞 Hotline: 098 333 7438
📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
👉 Theo dõi thêm những kiến thức quản trị doanh nghiệp tại triducemc.vn.
