Năm 2026, quy định về đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có sự thay đổi theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn còn băn khoăn về việc có còn phải đăng ký người phụ thuộc hay không và ai là người thực hiện thủ tục này.

Bài viết dưới đây làm rõ quy định hiện hành, đồng thời hướng dẫn cách xác định thời điểm tính giảm trừ và cập nhật thông tin người phụ thuộc theo quy định mới.

1. Doanh nghiệp có còn phải đăng ký người phụ thuộc thay cho người lao động?

Theo hướng dẫn tại Công văn 1338/CT-QLTT năm 2026 của Cục Thuế, thủ tục liên quan đến đăng ký người phụ thuộc đã được đơn giản hóa đáng kể.

Trước đây

Để được tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế phải thực hiện đồng thời hai thủ tục:

Đăng ký thuế cho người phụ thuộc (mẫu 20-TH-ĐK-TCT)
Đăng ký giảm trừ gia cảnh (mẫu 07/TH-ĐKNPT-TNCN)

Hai thủ tục này có nội dung thông tin trùng lặp, gây phát sinh chi phí và thời gian thực hiện.

Từ năm 2026

Theo quy định mới tại:

Nghị định 373/2025/NĐ-CP
Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026

Thủ tục đã được gộp lại, cụ thể:

👉 Người nộp thuế chỉ cần đăng ký thuế cho người phụ thuộc
👉 Thông tin này đồng thời được sử dụng để tính giảm trừ gia cảnh

Kết luận quan trọng

➡️ Doanh nghiệp vẫn phải đăng ký người phụ thuộc thay cho người lao động (khi được ủy quyền và có đủ hồ sơ)

➡️ Tuy nhiên, chỉ thực hiện 1 thủ tục duy nhất là:

Đăng ký thuế cho người phụ thuộc theo mẫu 20-TH-ĐK-TCT

Điều này giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính nhưng không loại bỏ trách nhiệm đăng ký.

2. Điều kiện để được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Theo quy định hiện hành, để được tính giảm trừ gia cảnh, cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Người nộp thuế phải có mã số thuế cá nhân
Người phụ thuộc phải được đăng ký và cấp mã số thuế

Việc không đăng ký người phụ thuộc sẽ dẫn đến việc không được tính giảm trừ, làm tăng số thuế TNCN phải nộp.

3. Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ gia cảnh năm 2026

Thời điểm được tính giảm trừ phụ thuộc vào việc đăng ký người phụ thuộc.

Trường hợp đã đăng ký trong năm

Được tạm tính giảm trừ ngay từ tháng đăng ký

Trường hợp chưa đăng ký trong năm

Khi thực hiện quyết toán thuế, cá nhân vẫn có thể đăng ký bổ sung
Được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng

Quy định này giúp bảo đảm quyền lợi cho người nộp thuế ngay cả khi chưa kịp đăng ký trong năm.

4. Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý

Người phụ thuộc đã đăng ký trước đây

Nếu đã đăng ký trước khi các quy định mới có hiệu lực → vẫn tiếp tục được giảm trừ
Điều kiện là phải hoàn tất việc cấp mã số thuế cho người phụ thuộc

Đối với “người phụ thuộc khác”

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC:

Phải đăng ký chậm nhất ngày 31/12 của năm tính thuế
Nếu đăng ký sau thời điểm này → không được tính giảm trừ cho năm đó

Đây là mốc thời gian quan trọng cần lưu ý để tránh mất quyền lợi thuế.

5. Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh

Khi tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho 1 người nộp thuế trong cùng một năm
Trường hợp nhiều người cùng nuôi dưỡng → tự thỏa thuận người đăng ký
Không được tính trùng lặp giảm trừ cho cùng một người phụ thuộc

Nguyên tắc này giúp bảo đảm tính minh bạch và tránh gian lận trong kê khai thuế.

6. Hướng dẫn cập nhật thông tin người phụ thuộc trên eTax Mobile

Hiện nay, người nộp thuế có thể thực hiện cập nhật thông tin người phụ thuộc trực tuyến thông qua ứng dụng eTax Mobile.

Các bước thực hiện

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile
Chọn mục Tra cứu thông tin người phụ thuộc

Bước 2: Tra cứu danh sách người phụ thuộc
Hệ thống hiển thị thông tin gồm:

Họ tên
Ngày sinh
Quan hệ với người nộp thuế

Bước 3: Chọn người phụ thuộc cần thay đổi thông tin

Bước 4: Thực hiện thay đổi thông tin
Bao gồm các nội dung:

Mã số thuế
Số giấy tờ tùy thân
Ngày sinh

Có thể sử dụng chức năng lấy thông tin công dân để tự động cập nhật dữ liệu.

Bước 5: Xác nhận thông tin thay đổi
Chọn các chỉ tiêu cần điều chỉnh và tiếp tục

Bước 6: Hoàn tất hồ sơ
Hệ thống sẽ tạo tờ khai mẫu 08-MST, người nộp thuế có thể:

Nộp trực tuyến
Hoặc xuất file PDF để lưu trữ

7. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và người lao động

Để tránh sai sót trong quá trình đăng ký người phụ thuộc, cần lưu ý:

Doanh nghiệp chỉ thực hiện đăng ký khi có ủy quyền từ người lao động
Hồ sơ đăng ký phải đầy đủ và chính xác thông tin
Cần đăng ký sớm để được tạm tính giảm trừ trong năm
Theo dõi thời hạn đăng ký, đặc biệt trước ngày 31/12 đối với một số trường hợp
Kiểm tra lại thông tin người phụ thuộc trên hệ thống thuế định kỳ

Kết luận

Năm 2026, quy định về đăng ký người phụ thuộc đã được cải cách theo hướng đơn giản hơn khi gộp thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh vào đăng ký thuế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm đăng ký người phụ thuộc thay cho người lao động khi có ủy quyền và hồ sơ hợp lệ. Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục này là điều kiện cần thiết để người lao động được hưởng quyền lợi giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN.