Nội quy lao động năm 2026: Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi đăng ký?

Nội quy lao động năm 2026 là một trong những hồ sơ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi quản lý người lao động. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện đăng ký theo quy định. Từ khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp được triển khai, cơ quan tiếp nhận hồ sơ cũng có sự thay đổi, vì vậy doanh nghiệp cần xác định đúng nơi nộp hồ sơ và thời hạn thực hiện.

Đặc biệt, Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 và quy định mức phạt mới đối với một số hành vi vi phạm về nội quy lao động. Đây là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp rà soát lại nội quy đang áp dụng, hồ sơ đăng ký và cách thức phổ biến nội quy cho người lao động.

Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập bằng văn bản. Nếu sử dụng dưới 10 người lao động, doanh nghiệp không bắt buộc phải ban hành nội quy bằng văn bản nhưng vẫn phải thỏa thuận về nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký, hồ sơ được thực hiện theo thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV.

Đáng chú ý, từ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, thủ tục đăng ký nội quy lao động được thực hiện tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã nếu được cấp tỉnh ủy quyền, tại nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Nội quy lao động phải có những nội dung gì?

Nội quy lao động không chỉ là văn bản quy định giờ giấc làm việc mà còn là căn cứ để doanh nghiệp quản lý trật tự lao động và xử lý các hành vi vi phạm.

Theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy cần quy định các nhóm nội dung chủ yếu như:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian làm việc bình thường trong ngày, trong tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu và kết thúc ca; làm thêm giờ; nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương.

Trật tự tại nơi làm việc

Nội quy cần quy định phạm vi làm việc, quy tắc đi lại trong thời giờ làm việc, văn hóa ứng xử, trang phục, việc chấp hành sự phân công và điều hành của người sử dụng lao động.

An toàn, vệ sinh lao động

Doanh nghiệp cần quy định trách nhiệm chấp hành các quy trình về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân, thiết bị an toàn và các yêu cầu về vệ sinh tại nơi làm việc.

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Nội quy phải có quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi này theo quy định pháp luật.

Bảo vệ tài sản và thông tin của doanh nghiệp

Nội quy cần quy định việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; đồng thời xác định các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.

Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất

Doanh nghiệp phải xác định rõ các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý tương ứng và trách nhiệm vật chất trong những trường hợp người lao động gây thiệt hại.

Đồng thời, nội quy phải xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo quy định.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?

Theo thủ tục được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV, doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Hồ sơ cơ bản gồm:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
Nội quy lao động;
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp có tổ chức này;
Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Doanh nghiệp nên rà soát sự thống nhất giữa nội quy lao động, hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, quy chế thưởng và các quy định quản lý nhân sự khác trước khi nộp hồ sơ. Điều này giúp hạn chế tình trạng nội quy đã đăng ký nhưng khi áp dụng thực tế lại phát sinh nội dung không thống nhất.

Thời hạn đăng ký nội quy lao động là bao lâu?

Một trong những mốc thời gian doanh nghiệp cần ghi nhớ là 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

Trong thời hạn này, người sử dụng lao động phải chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký cho cơ quan có thẩm quyền. Thủ tục hiện hành cũng quy định cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm xem xét hồ sơ; nếu phát hiện nội quy có nội dung trái pháp luật thì thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu rằng chỉ cần ban hành nội quy là đã hoàn thành nghĩa vụ. Với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, ban hành và đăng ký là hai bước cần được thực hiện đầy đủ.

Doanh nghiệp có thể đăng ký nội quy lao động trực tuyến không?

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thông qua hệ thống dịch vụ công theo phương thức trực tuyến khi thủ tục và địa phương có hỗ trợ.

Về cơ bản, doanh nghiệp cần:

Đăng nhập Cổng Dịch vụ công;
Tìm thủ tục “Đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp”;
Xác định cơ quan thực hiện;
Điền thông tin theo yêu cầu;
Tải lên nội quy lao động và các tài liệu trong hồ sơ;
Kiểm tra thông tin trước khi gửi;
Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và thực hiện bổ sung nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

Việc sử dụng hình thức trực tuyến giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình nộp và theo dõi hồ sơ, đặc biệt với doanh nghiệp có bộ phận nhân sự hoặc kế toán làm việc tại địa điểm khác trụ sở.

Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?

Theo quy định về nội quy lao động, nội quy của doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đối với việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Do đó, doanh nghiệp không nên tự ý áp dụng nội quy mới để xử lý kỷ luật ngay sau khi ký ban hành nếu nội quy chưa đáp ứng điều kiện về hiệu lực.

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng bởi việc xử lý kỷ luật lao động phải dựa trên nội quy có hiệu lực và đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

Doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều địa phương cần lưu ý gì?

Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa bàn, bộ phận nhân sự cần kiểm tra yêu cầu gửi nội quy lao động đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi các đơn vị này hoạt động.

Thay vì chỉ lưu nội quy tại trụ sở chính, doanh nghiệp nên xây dựng một bộ hồ sơ quản lý thống nhất, đồng thời theo dõi riêng các địa điểm có lao động làm việc.

Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và thường xuyên điều chuyển nhân sự giữa các địa điểm.

Nghị định 283/2026/NĐ-CP: doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Đây là nội dung đáng chú ý khi rà soát nội quy lao động năm 2026.

Nghị định 283/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 15/7/2026 và có hiệu lực từ 10/9/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Theo Điều 25 Nghị định này, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với một số hành vi như:

Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
Không đăng ký nội quy lao động theo quy định;
Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp phải thực hiện;
Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;
Xử lý kỷ luật lao động không đúng trình tự, thủ tục hoặc thời hiệu.

Ngoài ra, hành vi không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính tại nơi cần thiết có thể bị phạt từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng.

Như vậy, doanh nghiệp cần quan tâm không chỉ đến việc đăng ký nội quy, mà còn phải bảo đảm nội quy được phổ biến và thực hiện đúng sau khi có hiệu lực.

Doanh nghiệp nên rà soát nội quy lao động như thế nào?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp có thể rà soát theo 5 nhóm chính:

Một là, kiểm tra đối tượng: xác định doanh nghiệp hiện có từ 10 người lao động trở lên hay không.

Hai là, kiểm tra nội dung: đối chiếu nội quy với Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đặc biệt là các quy định về thời giờ làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất và phòng, chống quấy rối tình dục.

Ba là, kiểm tra hồ sơ: bảo đảm có đầy đủ văn bản đề nghị, nội quy, ý kiến của tổ chức đại diện người lao động và các văn bản liên quan.

Bốn là, kiểm tra thủ tục: xác định đúng cơ quan tiếp nhận theo địa bàn và thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.

Năm là, kiểm tra việc áp dụng: sau khi nội quy có hiệu lực, phải thông báo cho người lao động và niêm yết những nội dung chính tại nơi cần thiết.

Kết luận

Nội quy lao động năm 2026 không nên được doanh nghiệp xem đơn thuần là một thủ tục để hoàn thiện hồ sơ nhân sự. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp tổ chức thời giờ làm việc, duy trì trật tự tại nơi làm việc và xử lý kỷ luật khi có vi phạm.

Đặc biệt, từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã bổ sung khung xử phạt mới đối với các vi phạm liên quan đến nội quy lao động. Vì vậy, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên nên kiểm tra lại nội quy, hồ sơ đăng ký, thời điểm có hiệu lực và việc phổ biến nội quy cho người lao động thay vì chỉ kiểm tra xem mình đã có văn bản nội quy hay chưa.

Thực hiện đúng ngay từ khâu ban hành và đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn khi quản lý nhân sự, đồng thời giảm rủi ro khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra về lao động.