Hầu như không có dự án đầu tư nào tại Việt Nam “đúng y như dự toán ban đầu”.
Nhưng vấn đề nằm ở chỗ:
👉 Có dự án phát sinh 5–7% vẫn kiểm soát được
👉 Có dự án phát sinh 20–30% khiến doanh nghiệp “toát mồ hôi”
Điều đáng nói là nhiều khoản chi phí phát sinh:
-
không nằm trong kế hoạch ban đầu
-
không được phê duyệt kịp thời
-
đến khi quyết toán mới “lòi ra”
Và lúc đó, người chịu áp lực lớn nhất chính là chủ đầu tư và bộ phận quản lý dự án.
1. Lập dự toán “đẹp” nhưng thiếu thực tế
Sai lầm đầu tiên dẫn đến chi phí phát sinh là:
Dự toán làm cho đủ hồ sơ, không làm cho sát thực tế.
Một số nguyên nhân quen thuộc:
-
đơn giá chưa cập nhật thị trường
-
bỏ qua yếu tố trượt giá vật liệu
-
đánh giá thấp điều kiện thi công
-
chưa tính chi phí gián tiếp, chi phí dự phòng
Khi bước vào thi công, phát sinh là điều… tất yếu.
✔ Cách làm đúng
-
Lập dự toán theo kịch bản xấu – trung bình – tốt.
-
Bố trí chi phí dự phòng hợp lý, không làm “cho có”.
-
Thường xuyên cập nhật biến động giá trong quá trình thực hiện.
2. Thay đổi thiết kế trong lúc thi công
Đây là “ổ phát sinh” lớn nhất của rất nhiều dự án.
Thay đổi có thể đến từ:
-
yêu cầu mới của chủ đầu tư
-
điều chỉnh công năng
-
phát sinh điều kiện địa chất
-
thay đổi tiêu chuẩn kỹ thuật
Nhưng nếu không quản lý chặt, chi phí sẽ tăng rất nhanh.
✔ Gợi ý quản lý
-
Mọi thay đổi thiết kế phải đi kèm đánh giá chi phí – tiến độ – rủi ro.
-
Không cho thi công trước khi thống nhất phương án tài chính.
-
Ghi nhận đầy đủ hồ sơ làm căn cứ thanh toán, quyết toán sau này.
3. Phát sinh do hợp đồng không rõ ràng
Nhiều hợp đồng dự án chỉ quy định chung chung:
-
“theo thực tế thi công”
-
“phát sinh sẽ thỏa thuận sau”
Khi phát sinh xảy ra, mỗi bên hiểu một kiểu.
✔ Bài học thực tế
Hợp đồng cần:
-
quy định rõ trường hợp nào được tính phát sinh
-
cách xác định đơn giá
-
trình tự phê duyệt
-
giới hạn tổng mức phát sinh
Hợp đồng càng rõ, chi phí càng dễ kiểm soát.
4. Phát sinh chi phí do chậm tiến độ
Chậm tiến độ không chỉ ảnh hưởng thời gian, mà còn kéo theo:
-
tăng chi phí quản lý
-
tăng chi phí thuê thiết bị
-
tăng lãi vay
-
tăng chi phí nhân công
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy chi phí trực tiếp, mà quên mất chi phí tài chính và cơ hội.
✔ Giải pháp
-
Gắn kiểm soát chi phí với kiểm soát tiến độ.
-
Phát hiện sớm điểm nghẽn để xử lý kịp thời.
-
Không để “chậm một chút” trở thành “chậm dây chuyền”.
5. Không theo dõi chi phí theo thời gian thực
Một sai lầm phổ biến:
Chỉ tổng hợp chi phí khi… gần hết dự án.
Lúc đó, chi phí đã phát sinh xong, không còn khả năng điều chỉnh.
✔ Cách làm hiệu quả
-
Theo dõi chi phí theo từng hạng mục, từng giai đoạn.
-
So sánh kế hoạch – thực tế – dự báo cuối kỳ.
-
Khi phát sinh vượt ngưỡng, phải có phương án xử lý ngay.
Doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát chi phí phát sinh?
Từ thực tế quản lý dự án đầu tư, Triducemc rút ra 4 nguyên tắc quan trọng:
-
Không xem nhẹ giai đoạn lập kế hoạch
-
Kiểm soát thay đổi ngay từ đầu
-
Hợp đồng phải là công cụ quản trị, không chỉ là giấy tờ
-
Theo dõi chi phí liên tục, không chờ đến quyết toán
Kiểm soát tốt chi phí phát sinh giúp doanh nghiệp:
-
bảo toàn lợi nhuận
-
giảm áp lực tài chính
-
tránh rủi ro khi quyết toán
-
nâng uy tín với đối tác và cơ quan quản lý
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
Hotline: 098 333 7438
Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
