Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu khi doanh nghiệp muốn tinh gọn bộ máy, giảm áp lực nghiệp vụ và đảm bảo hóa đơn được lập đúng chuẩn. Từ 01/06/2025, toàn bộ hoạt động ủy nhiệm phải tuân thủ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, thay thế các quy định trước đây tại Thông tư 78.

Để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro khi bị thanh tra thuế, Trí Đức EMC xin gửi đến bạn hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về việc ủy nhiệm hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất năm 2025.

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giao cho một đơn vị khác lập và gửi hóa đơn điện tử thay mình.

• Bên ủy nhiệm: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức khác có nghĩa vụ xuất hóa đơn.

• Bên nhận ủy nhiệm: phải có quan hệ liên kết, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc diện bị ngừng sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hình thức ủy nhiệm này giúp doanh nghiệp:

• Giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận kế toán.

• Tối ưu bộ máy, tiết kiệm chi phí nhân sự.

• Đảm bảo hóa đơn được lập đúng chuẩn kỹ thuật và pháp lý.

Nói cách khác, ủy nhiệm hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp linh hoạt và an toàn hơn trong công tác quản lý hóa đơn.

2. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (Cập nhật 2025)

Theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC (kế thừa nguyên tắc tại Thông tư 78), việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải tuân theo các nguyên tắc sau:

2.1. Đối tượng được ủy nhiệm

Người bán có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba có quan hệ liên kết và đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
Quan hệ liên kết được xác định theo Luật Quản lý thuế.

2.2. Ủy nhiệm phải được lập thành văn bản

Có thể dưới dạng:

• Hợp đồng ủy nhiệm

• Thỏa thuận ủy nhiệm

Trong đó nêu rõ: phạm vi, loại hóa đơn, trách nhiệm, thời hạn và phương thức thanh toán.

2.3. Phải thông báo với cơ quan thuế

Ngay khi phát sinh ủy nhiệm, bên ủy nhiệm phải thông báo qua Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

2.4. Hóa đơn phải hiển thị thông tin của cả hai bên

Trên hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải ghi:

• Thông tin của bên ủy nhiệm

• Thông tin của bên nhận ủy nhiệm

Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo minh bạch.

2.5. Công khai việc ủy nhiệm

Cả hai bên phải niêm yết trên website hoặc thông báo công khai để người mua biết.

2.6. Bên nhận ủy nhiệm phải lập hóa đơn đúng thực tế

Bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm

• Đúng giao dịch thực tế

• Tuân thủ mọi quy định tại Nghị định 123 và các văn bản liên quan

3. Hướng dẫn thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Dưới đây là quy trình ủy nhiệm chuẩn và đầy đủ theo quy định mới năm 2025.

Bước 1: Lập hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm

Văn bản ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

(1) Thông tin các bên

• Tên doanh nghiệp

• Địa chỉ

• Mã số thuế

• Chứng thư số (nếu có)

(2) Nội dung ủy nhiệm hóa đơn

• Loại hóa đơn được ủy nhiệm

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn

• Phạm vi ủy nhiệm (theo mặt hàng, theo đơn vị, theo thời gian…)

(3) Thời hạn ủy nhiệm

Ghi rõ:

• Bắt đầu từ ngày…

• Kết thúc vào ngày…

(4) Trách nhiệm thanh toán

Quy định rõ ai chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn và theo hình thức nào.

Lưu ý: Văn bản ủy nhiệm phải được lưu trữ đầy đủ và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Ủy nhiệm lập hóa đơn được xem là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn, do đó doanh nghiệp phải thông báo với Cục Thuế qua Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Nội dung cần lưu ý khi điền mẫu:

✔ Phần 5: Danh sách chứng thư số

Ghi thông tin chứng thư số của cả hai bên.

✔ Phần 6 – Cột 5: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn

Bên nhận ủy nhiệm ghi đầy đủ:

• Tên bên ủy nhiệm

• Mã số thuế

• Thời gian bắt đầu và kết thúc ủy nhiệm

Mẫu này được nộp trên:

• Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

• Hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hệ thống sẽ phản hồi văn bản chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ.

Bước 3: Công khai thông tin ủy nhiệm

Sau khi cơ quan thuế chấp thuận, cả hai bên phải:

• Niêm yết thông tin ủy nhiệm trên website doanh nghiệp

• Hoặc thông báo tại điểm bán, ứng dụng bán hàng, các kênh truyền thông nội bộ

Mục đích: đảm bảo người mua nhận biết chính xác đơn vị lập hóa đơn hợp pháp.

Bước 4: Bên nhận ủy nhiệm tiến hành lập hóa đơn

Hóa đơn ủy nhiệm phải:

• Hiển thị tên – địa chỉ – mã số thuế của cả hai bên

• Đúng nội dung giao dịch thực tế

• Lập đúng thời điểm theo Điều 9 Nghị định 123

Bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm toàn bộ về tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn theo quy định

Cả hai bên phải:

• Lưu trữ hồ sơ ủy nhiệm

• Lưu trữ dữ liệu hóa đơn

• Kê khai thuế đúng thời hạn

• Xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra

Dữ liệu hóa đơn phải được bảo quản tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

Bước 6: Kết thúc hoặc chấm dứt ủy nhiệm

Khi hết hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn:

Bên ủy nhiệm phải:

• Gửi thông báo chấm dứt ủy nhiệm cho cơ quan thuế bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

• Gỡ thông báo khỏi website hoặc các phương tiện đã công bố trước đó.

Bên nhận ủy nhiệm phải:

• Ngừng lập hóa đơn ngay khi hết hiệu lực ủy nhiệm.

• Phối hợp gửi thông báo chấm dứt theo quy định.

4. Nội dung bắt buộc của hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm

Một hợp đồng ủy nhiệm đầy đủ phải bao gồm:

• Thông tin pháp lý của hai bên

• Loại hóa đơn được ủy nhiệm

• Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

• Thời gian ủy nhiệm

• Phạm vi ủy nhiệm (theo giao dịch, theo bộ phận…)

• Trách nhiệm thanh toán

• Phương thức quản lý và xử lý sai sót

• Quy định về chấm dứt ủy nhiệm

Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng thống nhất để dễ dàng giải trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.

5. Quy định về thông báo khi thực hiện ủy nhiệm

Theo Nghị định 123 và văn bản sửa đổi Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Mọi trường hợp ủy nhiệm và chấm dứt ủy nhiệm đều phải thông báo bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

• Mẫu này phải gửi trước khi hóa đơn ủy nhiệm được sử dụng.

• Nếu không thông báo, hóa đơn lập trong thời gian ủy nhiệm được xem là không hợp lệ.

Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc gửi mẫu đúng thời điểm để tránh vi phạm.

6. Tổng kết

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp:

• Giảm tải khối lượng công việc

• Tối ưu nguồn lực

• Đảm bảo hóa đơn được lập đúng chuẩn pháp luật

Tuy nhiên, để ủy nhiệm hợp lệ, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ 6 bước:

1. Ký hợp đồng ủy nhiệm

2. Thông báo cơ quan thuế

3. Công khai thông tin ủy nhiệm

4. Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn

5. Lưu trữ và báo cáo

6. Thông báo khi kết thúc ủy nhiệm

Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn tránh rủi ro phạt hóa đơn hoặc phạt vi phạm thuế.

Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!

🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!

📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội

📞 Hotline: 098 333 7438

📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com

👉 Theo dõi thêm những kiến thức quản trị doanh nghiệp tại triducemc.vn.