Có một nghịch lý mà rất nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhận ra khi đã quá muộn:
Doanh nghiệp không phải lúc nào cũng gặp nguy hiểm khi doanh thu giảm.
Nhiều doanh nghiệp thực sự bắt đầu rơi vào khủng hoảng đúng vào giai đoạn doanh thu tăng mạnh.
Đơn hàng nhiều hơn.
Nhân sự tăng nhanh hơn.
Tiền chạy qua tài khoản nhiều hơn.
Khách hàng lớn hơn.
Dự án phức tạp hơn.
Nhìn từ bên ngoài, doanh nghiệp đang phát triển.
Nhưng bên trong, hệ thống có thể đang xuất hiện những vết nứt đầu tiên.
Đó chính là thứ mà rất ít chương trình quản trị dạy cho chủ doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp đều có một “điểm gãy”. Khi quy mô vượt quá khả năng chịu tải của hệ thống hiện tại, tăng trưởng sẽ bắt đầu tạo ra hỗn loạn.
Vấn đề là phần lớn doanh nghiệp chỉ nhìn vào doanh thu.
Trong khi thứ cần nhìn là:
Hệ thống hiện tại chịu được doanh nghiệp lớn đến đâu?
Điểm gãy doanh nghiệp là gì?
Có thể hiểu đơn giản:
Điểm gãy doanh nghiệp là thời điểm quy mô hoạt động vượt quá năng lực vận hành của hệ thống quản trị hiện tại.
Hệ thống ở đây không chỉ là phần mềm.
Nó bao gồm:
- Con người.
- Quy trình.
- Dòng tiền.
- Cơ cấu tổ chức.
- Hệ thống báo cáo.
- Cách ra quyết định.
- Năng lực của người lãnh đạo.
Một doanh nghiệp có thể vận hành tốt với:
- 10 nhân sự;
- 20 khách hàng;
- 5 tỷ đồng doanh thu.
Nhưng khi tăng lên:
- 50 nhân sự;
- 200 khách hàng;
- 50 tỷ đồng doanh thu;
cách quản lý cũ có thể không còn hoạt động.
Điều nguy hiểm là chủ doanh nghiệp thường nghĩ:
“Trước đây tôi làm như vậy vẫn tốt.”
Đúng.
Nhưng chỉ tốt ở quy mô cũ.
Không có nghĩa nó tiếp tục phù hợp ở quy mô mới.
Một doanh nghiệp có thể tăng trưởng nhưng hệ thống lại đang suy yếu
Đây là một hiện tượng rất phổ biến.
Giả sử một công ty xây dựng đang có doanh thu 30 tỷ đồng mỗi năm.
Chủ doanh nghiệp trực tiếp:
- duyệt báo giá;
- ký hợp đồng;
- quyết định mua vật tư;
- xử lý nhân sự;
- theo dõi công nợ;
- giải quyết sự cố công trường.
Công ty vẫn chạy được.
Sau đó doanh thu tăng lên 100 tỷ đồng.
Số công trình tăng.
Số nhà cung cấp tăng.
Công nợ lớn hơn.
Nhân sự tăng gấp ba.
Nhưng cách quản lý vẫn không thay đổi.
Mọi quyết định vẫn phải chờ chủ doanh nghiệp.
Lúc này sẽ xuất hiện một hiện tượng:
Doanh nghiệp không thiếu người làm việc.
Doanh nghiệp thiếu khả năng ra quyết định đúng tốc độ.
Mọi thứ bắt đầu bị nghẽn.
Chờ duyệt.
Chờ ký.
Chờ quyết định.
Chờ chủ doanh nghiệp.
Và chủ doanh nghiệp trở thành nút thắt cổ chai lớn nhất của công ty.
Đây là điểm gãy đầu tiên.
5 điểm gãy nguy hiểm mà doanh nghiệp thường không nhận ra
1. Điểm gãy về người: Khi người giỏi trở thành hệ thống
Nhiều doanh nghiệp vận hành dựa vào một vài cá nhân.
Ví dụ:
- Một kế toán biết toàn bộ lịch sử số liệu.
- Một trưởng kinh doanh nắm toàn bộ khách hàng.
- Một quản lý biết cách xử lý mọi sự cố.
- Một nhân viên mua hàng có toàn bộ quan hệ với nhà cung cấp.
Doanh nghiệp tưởng rằng mình có đội ngũ mạnh.
Thực tế, doanh nghiệp đang phụ thuộc vào trí nhớ của một vài người.
Nếu một người nghỉ việc, doanh nghiệp lập tức rối loạn.
Đây không phải vấn đề nhân sự.
Đây là vấn đề thiết kế hệ thống.
Một doanh nghiệp khỏe không phải là doanh nghiệp có nhiều người giỏi.
Một doanh nghiệp khỏe là doanh nghiệp có thể giữ lại tri thức ngay cả khi con người thay đổi.
Câu hỏi mà chủ doanh nghiệp nên tự hỏi là:
Nếu ngày mai 3 người quan trọng nhất nghỉ việc, công ty có vận hành được trong 30 ngày tiếp theo không?
Nếu câu trả lời là không, doanh nghiệp đang có một điểm gãy rất lớn.
2. Điểm gãy về tài chính: Doanh thu tăng nhưng tiền lại biến mất
Đây là điểm gãy nguy hiểm nhất.
Một doanh nghiệp có thể báo cáo:
- doanh thu tăng 50%;
- lợi nhuận trên sổ sách vẫn có;
- đơn hàng đang đầy.
Nhưng tài khoản ngân hàng lại ngày càng cạn.
Tại sao?
Bởi vì doanh thu không phải là tiền.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng, họ thường phải:
- mua hàng nhiều hơn;
- tuyển người trước;
- đầu tư máy móc;
- chi tiền triển khai dự án;
- chịu thời gian thanh toán dài hơn.
Ví dụ:
Công ty nhận một hợp đồng 10 tỷ đồng.
Nghe rất tốt.
Nhưng để thực hiện hợp đồng, công ty phải bỏ ra trước:
- 4 tỷ mua nguyên vật liệu;
- 1 tỷ nhân công;
- 1 tỷ chi phí vận hành.
Trong khi khách hàng thanh toán sau 90 ngày.
Trên báo cáo:
Doanh thu tăng.
Trong tài khoản:
Tiền đang giảm.
Nếu doanh nghiệp không có hệ thống dự báo dòng tiền, tăng trưởng càng nhanh có thể càng nguy hiểm.
Đây là lý do có những công ty:
Càng nhiều đơn hàng, càng thiếu tiền.
Và đến một thời điểm, doanh nghiệp không chết vì lỗ.
Doanh nghiệp chết vì hết tiền trước khi kịp thu tiền.
3. Điểm gãy về quy trình: Khi quy mô lớn hơn khả năng “chữa cháy”
Ở giai đoạn nhỏ, doanh nghiệp có thể sống nhờ sự linh hoạt.
Khách hàng gọi trực tiếp cho giám đốc.
Nhân viên nhắn tin qua Zalo.
Một quyết định được đưa ra trong vài phút.
Không cần nhiều quy trình.
Nhưng khi quy mô tăng, cách vận hành này bắt đầu tạo ra hỗn loạn.
Không ai biết:
- ai chịu trách nhiệm;
- ai có quyền quyết định;
- việc nào đã hoàn thành;
- việc nào đang bị treo;
- thông tin nằm ở đâu.
Khi đó, doanh nghiệp thường phản ứng bằng cách:
Viết thêm quy trình.
Nhưng đây chưa chắc là giải pháp.
Vấn đề thực sự không phải thiếu quy trình.
Vấn đề là doanh nghiệp chưa phân biệt được 3 loại công việc:
Loại 1: Công việc phải chuẩn hóa
Ví dụ:
- xuất hóa đơn;
- duyệt thanh toán;
- ký hợp đồng;
- nghiệm thu;
- kiểm soát chi phí.
Loại 2: Công việc cần quyền quyết định
Ví dụ:
- xử lý khách hàng lớn;
- thay đổi giá;
- quyết định đầu tư;
- giải quyết khủng hoảng.
Loại 3: Công việc cần sự linh hoạt
Ví dụ:
- phát triển sản phẩm;
- chiến lược thị trường;
- xử lý cơ hội mới.
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi cố biến tất cả thành quy trình.
Kết quả:
Doanh nghiệp trở nên chậm.
Ngược lại, doanh nghiệp không có quy trình sẽ trở nên hỗn loạn.
Quản trị thực chiến không phải là tạo ra càng nhiều quy trình càng tốt.
Mà là xác định:
Việc nào phải đóng khung. Việc nào phải trao quyền. Việc nào cần để mở.
4. Điểm gãy về thông tin: Khi chủ doanh nghiệp không còn biết chuyện gì đang xảy ra
Ở doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp biết gần như mọi thứ.
Ai đang làm gì.
Khách hàng nào đang phàn nàn.
Dự án nào đang lỗ.
Nhân viên nào có vấn đề.
Nhưng khi doanh nghiệp lớn hơn, thông tin bắt đầu bị phân mảnh.
Phòng kinh doanh có một file.
Kế toán có một file khác.
Kho có phần mềm riêng.
Dự án có nhóm Zalo riêng.
Ban lãnh đạo nhận báo cáo cuối tháng.
Và đến lúc đó, doanh nghiệp xuất hiện một khoảng trống nguy hiểm:
Thông tin đi qua nhiều người trước khi đến người ra quyết định.
Mỗi lần truyền đi, thông tin có thể bị:
- chậm;
- thiếu;
- thay đổi;
- hoặc được “làm đẹp”.
Chủ doanh nghiệp tưởng rằng mình đang điều hành bằng dữ liệu.
Nhưng thực tế có thể đang điều hành bằng báo cáo đã được lọc qua nhiều tầng.
Đây là lúc cần xây dựng một nguyên tắc quan trọng:
Người ra quyết định phải nhìn thấy tín hiệu sớm trước khi vấn đề trở thành hậu quả.
Không phải đợi đến cuối tháng mới biết doanh thu giảm.
Không phải đợi đến khi thiếu tiền mới kiểm tra công nợ.
Không phải đợi nhân viên nghỉ việc mới biết bộ phận đang có vấn đề.
Quản trị tốt không nằm ở khả năng xử lý khủng hoảng.
Quản trị tốt nằm ở khả năng nhìn thấy khủng hoảng khi nó còn rất nhỏ.
5. Điểm gãy nguy hiểm nhất: Người sáng lập không thể tiếp tục điều hành theo cách cũ
Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam gặp phải.
Doanh nghiệp lớn lên.
Nhưng người sáng lập vẫn đang làm công việc của một người điều hành doanh nghiệp nhỏ.
Họ vẫn:
- kiểm tra từng việc;
- duyệt từng khoản;
- giải quyết từng vấn đề;
- can thiệp vào từng bộ phận.
Và rồi họ bắt đầu than:
“Nhân viên bây giờ không chủ động.”
Nhưng đôi khi vấn đề không nằm ở nhân viên.
Bởi vì trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên đã được đào tạo để:
Không được tự quyết.
Mọi việc đều phải hỏi.
Hỏi nhiều năm.
Đến khi công ty lớn, chủ doanh nghiệp muốn nhân viên tự chủ.
Nhưng hệ thống cũ đã tạo ra một văn hóa phụ thuộc.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp không thể vượt qua một ngưỡng tăng trưởng nhất định.
Không phải vì thị trường.
Không phải vì thiếu khách hàng.
Mà vì người sáng lập vẫn là trung tâm của mọi quyết định.
Bài kiểm tra 15 phút: Doanh nghiệp của bạn đang sắp chạm điểm gãy nào?
Hãy tự trả lời 7 câu hỏi sau.
1. Nếu doanh thu tăng gấp đôi trong 12 tháng tới, hệ thống hiện tại có chịu được không?
2. Nếu 3 nhân sự quan trọng nhất nghỉ việc, hoạt động có bị đình trệ không?
3. Bạn có biết chính xác doanh nghiệp sẽ thiếu hoặc thừa tiền trong 90 ngày tới không?
4. Có những quyết định nào trong doanh nghiệp vẫn phải chờ một người duy nhất?
5. Bạn có thể biết vấn đề của doanh nghiệp ngay trong tuần nó xuất hiện không?
6. Nhân viên có thể tự đưa ra quyết định trong phạm vi rõ ràng hay phải liên tục xin ý kiến?
7. Khi doanh nghiệp xảy ra sự cố, bạn đang xử lý nguyên nhân hay chỉ chữa hậu quả?
Nếu có từ 3 câu trả lời “không” trở lên, doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát hệ thống trước khi tiếp tục mở rộng.
Công thức thực chiến: Đừng quản trị doanh nghiệp bằng doanh thu
Một trong những sai lầm lớn nhất là họp quản trị chỉ để xem:
- doanh thu;
- lợi nhuận;
- số đơn hàng.
Ba chỉ số này quan trọng.
Nhưng chúng là chỉ số kết quả.
Khi nhìn thấy chúng, nhiều vấn đề đã xảy ra.
Một hệ thống quản trị tốt cần theo dõi thêm các chỉ số cảnh báo sớm.
Ví dụ:
| Khu vực | Chỉ số cần theo dõi |
|---|---|
| Dòng tiền | Số ngày tiền mặt còn đủ vận hành |
| Công nợ | Tốc độ tăng khoản phải thu |
| Nhân sự | Tỷ lệ phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt |
| Vận hành | Số công việc bị chậm hoặc phải làm lại |
| Khách hàng | Tỷ lệ khách hàng rời bỏ |
| Lãnh đạo | Số quyết định phải chờ cấp cao nhất |
Đây mới là những chỉ số cho thấy:
Hệ thống có đang khỏe hay không.
Một doanh nghiệp muốn lớn phải thay hệ thống trước khi thay quy mô
Có một nguyên tắc rất đáng nhớ:
Đừng chờ doanh nghiệp trở nên hỗn loạn rồi mới xây hệ thống.
Khi đó, mọi thay đổi sẽ đắt hơn.
Vì doanh nghiệp vừa phải:
- vận hành;
- xử lý sự cố;
- thay đổi quy trình;
- đào tạo lại con người.
Cách tốt hơn là nhận diện điểm gãy trước.
Sau đó chuẩn bị hệ thống cho quy mô tiếp theo.
Ví dụ:
Nếu hiện tại doanh nghiệp 30 người nhưng mục tiêu là 100 người, hãy đặt câu hỏi:
Hệ thống nào sẽ gãy đầu tiên khi chúng ta đạt 100 người?
Nếu doanh thu hiện tại là 50 tỷ và mục tiêu là 200 tỷ:
Dòng tiền nào sẽ chịu áp lực lớn nhất?
Nếu khách hàng tăng gấp 5 lần:
Bộ phận nào sẽ trở thành nút thắt đầu tiên?
Đó mới là tư duy quản trị tăng trưởng.
Không phải:
“Làm thế nào để tăng nhanh hơn?”
Mà là:
“Hệ thống của chúng ta cần thay đổi thế nào để chịu được tốc độ tăng trưởng đó?”
Kết luận: Tăng trưởng không phá hủy doanh nghiệp. Hệ thống yếu mới phá hủy doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có thể sống sót qua giai đoạn khó khăn.
Có thể cắt giảm chi phí.
Có thể tìm khách hàng mới.
Có thể thay đổi sản phẩm.
Nhưng nguy hiểm nhất là khi doanh nghiệp đang phát triển mà không nhận ra hệ thống bên trong đã quá tải.
Doanh thu tăng.
Nhân sự tăng.
Khách hàng tăng.
Nhưng:
- thông tin chậm hơn;
- tiền căng hơn;
- quyết định chậm hơn;
- sai sót nhiều hơn;
- người giỏi bắt đầu kiệt sức;
- chủ doanh nghiệp ngày càng bận nhưng không hiểu vì sao.
Đó không phải dấu hiệu của một doanh nghiệp đang vận hành tốt.
Đó có thể là dấu hiệu doanh nghiệp đang tiến gần đến điểm gãy.
Và bài học quản trị thực chiến đầu tiên là:
Muốn doanh nghiệp tăng trưởng bền vững, đừng chỉ hỏi “Làm sao để lớn hơn?”.
Hãy hỏi: “Hệ thống hiện tại sẽ gãy ở đâu nếu chúng ta lớn hơn?”
Đó là câu hỏi mà rất ít người dạy.
Nhưng gần như mọi chủ doanh nghiệp đều sẽ phải tự học bằng tiền, thời gian và những sai lầm thật.
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
Hotline: 098 333 7438
Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
