Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình huống quen thuộc nhưng đầy áp lực:
👉 Dự án đã hoàn thành
👉 Công trình đã đưa vào sử dụng
👉 Chi phí đã chi gần hết
Nhưng… quyết toán dự án thì vẫn chưa xong, thậm chí kéo dài 2–3 năm, có dự án 5 năm vẫn “treo”.
Hệ quả là:
-
vốn đầu tư không được chốt
-
không ghi nhận tài sản cố định
-
chi phí treo dài hạn
-
rủi ro thanh tra, kiểm toán ngày càng lớn
Bài viết này của Triducemc sẽ chỉ ra vì sao quyết toán dự án đầu tư thường bị treo và doanh nghiệp có thể làm gì để tháo gỡ sớm, thay vì “chịu trận”.
1. Hồ sơ quyết toán không đầy đủ ngay từ đầu
Nguyên nhân phổ biến nhất khiến quyết toán bị treo là:
Hồ sơ thiếu – sai – không đồng bộ.
Một số lỗi thường gặp:
-
thiếu biên bản nghiệm thu từng giai đoạn
-
thiếu hồ sơ phát sinh được phê duyệt
-
sai khối lượng giữa thi công – thanh toán – quyết toán
-
chứng từ không hợp lệ hoặc không khớp
Đến lúc tổng hợp quyết toán mới phát hiện thì… đã quá muộn.
✔ Cách phòng tránh
-
Chuẩn bị hồ sơ quyết toán ngay từ khi dự án bắt đầu, không đợi đến cuối.
-
Mỗi phát sinh đều phải có hồ sơ đi kèm.
-
Soát chéo định kỳ giữa kỹ thuật – kế toán – quản lý dự án.
2. Phát sinh chi phí nhưng không được phê duyệt kịp thời
Nhiều chi phí phát sinh:
-
có thật
-
đã chi
-
đã thi công
Nhưng không có quyết định phê duyệt hợp lệ.
Khi quyết toán:
👉 Không đủ căn cứ pháp lý để chấp nhận.
✔ Bài học thực tế
-
Chi phí phát sinh chỉ an toàn khi được phê duyệt đúng thẩm quyền.
-
Không nên “làm trước – xin sau”, vì rủi ro rất cao khi quyết toán.
3. Hợp đồng và thực tế thi công “lệch pha”
Một nguyên nhân âm thầm nhưng nguy hiểm:
-
hợp đồng ký một kiểu
-
thi công làm một kiểu
-
thanh toán theo cách khác
Khi gom lại quyết toán, không có điểm chung để đối chiếu.
✔ Gợi ý quản lý
-
Bất kỳ thay đổi nào so với hợp đồng đều phải được cập nhật bằng văn bản.
-
Tránh để hợp đồng “đứng yên” trong khi thực tế dự án đã thay đổi rất nhiều.
4. Không phân loại chi phí đúng bản chất
Nhiều dự án bị treo quyết toán vì:
-
ghi nhận sai chi phí đầu tư
-
lẫn lộn giữa chi phí đầu tư và chi phí sản xuất – kinh doanh
-
vốn hóa không đúng quy định
Khi kiểm tra, cơ quan quản lý hoặc kiểm toán yêu cầu:
👉 điều chỉnh lại toàn bộ hồ sơ.
✔ Cách xử lý
-
Phân loại chi phí ngay từ đầu theo đúng bản chất.
-
Không “đẩy” chi phí không đủ điều kiện vào quyết toán dự án.
-
Soát lại trước khi nộp quyết toán để tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.
5. Thiếu người chịu trách nhiệm xuyên suốt quyết toán
Một thực tế phổ biến:
-
người làm dự án đã nghỉ
-
người mới không nắm hồ sơ
-
hồ sơ lưu trữ rời rạc
Kết quả là không ai đủ thông tin để hoàn thiện quyết toán.
✔ Giải pháp
-
Chỉ định rõ người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm xuyên suốt quyết toán.
-
Lưu trữ hồ sơ có hệ thống, dễ truy xuất.
-
Không để quyết toán là “việc của ai đó” mơ hồ.
Doanh nghiệp cần làm gì để không bị treo quyết toán?
Từ góc nhìn quản lý dự án đầu tư, Triducemc đúc kết 5 nguyên tắc quan trọng:
-
Quyết toán không phải việc cuối dự án, mà là việc xuyên suốt
-
Chi phí phát sinh phải đi kèm hồ sơ pháp lý
-
Hợp đồng – thi công – thanh toán phải thống nhất
-
Phân loại chi phí đúng bản chất ngay từ đầu
-
Có người chịu trách nhiệm rõ ràng về quyết toán
Quyết toán sớm giúp doanh nghiệp:
-
giải phóng vốn
-
ghi nhận tài sản đúng thời điểm
-
giảm rủi ro kiểm tra, thanh tra
-
minh bạch tài chính dự án
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
Hotline: 098 333 7438
Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
