Trong thực tế, kế toán rất thường gặp trường hợp đã lập hóa đơn điện tử nhưng khách hàng không nhận, không thanh toán hoặc yêu cầu hủy lại. Đây là tình huống dễ gây lúng túng, đặc biệt khi hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế.
Trí Đức EMC tổng hợp đầy đủ cách xử lý đúng – đủ – an toàn, bám sát Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn mới nhất năm 2025.

1. Hóa đơn đã xuất nhưng khách không lấy có hủy được không?

Không.
Hóa đơn đã lập không được hủy chỉ vì lý do khách hàng “không lấy”, “không muốn thanh toán” hay “muốn đổi ý”.
Hóa đơn chỉ được phép xử lý nếu rơi vào trường hợp sai sót, và phải làm theo đúng Khoản 2 Điều 19 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1.1. Trường hợp hóa đơn đã có mã nhưng CHƯA gửi cho người mua

Doanh nghiệp thực hiện:

• Thông báo sai sót tới cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT)

• Lập hóa đơn mới thay thế

• Hệ thống thuế sẽ tự động hủy hóa đơn cũ

1.2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

a. Sai tên – địa chỉ (không sai MST):
→ Chỉ cần thông báo cơ quan thuế, không cần xuất hóa đơn mới.

b. Sai MST, tiền hàng, thuế suất, số lượng, giá trị…
→ Có 02 cách xử lý:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”

• Khuyến khích có văn bản thỏa thuận với khách hàng

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

• Lập hóa đơn mới đầy đủ nội dung

• Ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”

👉 KẾT LUẬN:
Không được hủy hóa đơn chỉ vì khách không muốn lấy.
Chỉ được phép xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

2. Quy định hiện hành về lập hóa đơn (Cập nhật 2025)

Theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nguyên tắc lập hóa đơn gồm:

• Hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế

• Ghi bằng mực không phai, không tẩy xóa

• Số hóa đơn phải liên tục, theo thứ tự

• Lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch

Thời điểm lập hóa đơn:

• Hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu

• Dịch vụ: ngày hoàn thành dịch vụ hoặc ngày thu tiền

• Ngành đặc thù (điện, nước, viễn thông…): theo chu kỳ hoặc quy định riêng

3. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 2025

3.1. Báo cáo theo quý (đa số doanh nghiệp áp dụng)

• Nộp quý I trước 30/4

• Nộp quý II trước 30/7

• Nộp quý III trước 30/10

• Nộp quý IV trước 30/1 năm sau

3.2. Báo cáo theo tháng

Áp dụng khi:

• DN mới thành lập

• DN rủi ro cao

• DN phải mua hóa đơn của cơ quan thuế

Hạn nộp: ngày 20 tháng kế tiếp.

3.3. Trường hợp đặc biệt

• Chia tách – giải thể – phá sản → nộp cùng hồ sơ quyết toán

• Chuyển địa điểm kinh doanh → báo cáo nơi chuyển đi

4. Hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại – xử lý thế nào?

4.1. Khi nào phải xử lý?

• Khách không dùng dịch vụ

• Dịch vụ cung cấp chưa đúng

• Hai bên hoàn tiền theo thỏa thuận

4.2. Cách xử lý đúng luật

Có 2 phương án:

Phương án 1: Lập HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH

• Điều chỉnh tăng/giảm số tiền, thuế, nội dung

• Ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn nào

• Có thỏa thuận bằng văn bản (nếu nội bộ yêu cầu)

Phương án 2: Lập HÓA ĐƠN THAY THẾ

• Lập mới hoàn toàn

• Ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…”

• Thực hiện ký số – gửi lại cho khách – gửi cơ quan thuế

5. Lập hóa đơn cho khuyến mại, cho tặng, tiêu dùng nội bộ

Theo Thông tư 39:

5.1. Hàng khuyến mại, quảng cáo, mẫu:

• Vẫn phải lập hóa đơn

• Ghi rõ: hàng khuyến mại/không thu tiền

• Mục thuế suất & tiền thuế gạch chéo

5.2. Hàng cho tặng – trả thay lương – tiêu dùng nội bộ

• Lập hóa đơn như bán hàng bình thường

• Áp giá tính thuế theo giá bán của hàng hóa cùng loại

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Giao hàng nhiều lần – có lập hóa đơn chung được không?

→ Không.
Phải lập hóa đơn theo từng lần giao (Theo Điều 9 NĐ 123).

6.2. Hóa đơn có được dùng ngày âm lịch?

→ Không.
Chỉ được dùng ngày dương lịch (Theo Điều 10 NĐ 123).

KẾT LUẬN

“Hóa đơn đã xuất nhưng khách không lấy” không thể hủy theo mong muốn, mà phải xử lý đúng quy định. Kế toán cần xác định hóa đơn đã gửi hay chưa, sai sót thuộc nhóm nào để điều chỉnh đúng quy trình nhằm tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!

🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!

📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội

📞 Hotline: 098 333 7438

📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com

👉 Theo dõi thêm những kiến thức quản trị doanh nghiệp tại triducemc.vn.