Trong năm 2025, nhiều cá nhân phát sinh giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp nhưng không có đăng ký kinh doanh. Với các trường hợp này, để doanh nghiệp có chứng từ hợp lệ hạch toán chi phí và cá nhân tuân thủ nghĩa vụ thuế, pháp luật cho phép đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.

TRIDUCEMC tổng hợp và biên soạn bài viết này nhằm cung cấp góc nhìn pháp lý chính xác, giúp cá nhân và doanh nghiệp hiểu rõ quy định – thủ tục – nghĩa vụ thuế khi xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh.

1. Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp là gì?

Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp là hoạt động mà một cá nhân không kinh doanh thường xuyên nhưng có phát sinh cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho tổ chức/doanh nghiệp và cần hóa đơn để hoàn thiện chứng từ kế toán.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, cá nhân không cần đăng ký hộ kinh doanh vẫn có thể đề nghị cơ quan thuế xuất hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Các trường hợp phổ biến:

• Cá nhân cung cấp dịch vụ tự do: thiết kế, viết nội dung, sự kiện, giảng dạy…

• Cá nhân bán tài sản lẻ cho doanh nghiệp.

• Cá nhân có giao dịch nhưng doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn để hợp thức chi phí.

• Cá nhân phát sinh thu nhập thuộc diện chịu thuế.

Việc xuất hóa đơn không chỉ nhằm đảm bảo chứng từ cho doanh nghiệp mà còn là căn cứ để cơ quan thuế xác định thuế GTGT và thuế TNCN mà cá nhân phải nộp.

2. Quy định pháp lý về cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp

2.1 Căn cứ pháp lý áp dụng

Các văn bản điều chỉnh hoạt động này bao gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: quy định về hóa đơn, chứng từ; hướng dẫn cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân không kinh doanh.

• Thông tư 219/2013/TT-BTC: quy định về đối tượng chịu thuế GTGT và phương pháp tính thuế.

• Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: quy định về thủ tục kê khai, nộp thuế của cá nhân khi phát sinh thu nhập.

Hệ thống pháp lý này tạo cơ sở để cá nhân có thể xuất hóa đơn hợp lệ mà không cần đăng ký hộ kinh doanh.

2.2 Điều kiện để cá nhân được xuất hóa đơn

Cá nhân chỉ được đề nghị cấp hóa đơn lẻ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có mã số thuế cá nhân
  (Trường hợp chưa có, cá nhân phải đăng ký trước khi xin hóa đơn.)

• Có giao dịch hợp pháp
  Bao gồm hợp đồng, biên bản bàn giao, thỏa thuận dịch vụ hoặc chứng từ chứng minh giao dịch với doanh nghiệp.

• Không kinh doanh thường xuyên
  Nếu cá nhân hoạt động kinh doanh định kỳ, cơ quan thuế có thể yêu cầu chuyển sang hình thức đăng ký hộ kinh doanh.

• Kê khai và nộp thuế đầy đủ trước khi nhận hóa đơn
  Thuế phải nộp được cơ quan thuế xác định theo quy định.

2.3 Hệ quả khi không xuất hóa đơn đúng quy định

Nếu cá nhân hoặc doanh nghiệp không tuân thủ quy định, có thể phát sinh các rủi ro:

Đối với doanh nghiệp

• Không được tính chi phí hợp lệ.

• Không được khấu trừ thuế GTGT.

• Nguy cơ bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đối với cá nhân

• Bị truy thu thuế GTGT và TNCN.

• Phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp.

• Giao dịch không được công nhận giá trị pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.

Việc xuất hóa đơn đúng quy định là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch cho cả hai bên.

3. Quy trình cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình tiêu chuẩn theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

3.1 Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị

Trước khi xuất hóa đơn, cá nhân cần chuẩn bị:

• CMND/CCCD còn hiệu lực

• Mã số thuế cá nhân

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng

• Chứng từ bàn giao, nghiệm thu

• Mẫu đề nghị cấp hóa đơn (do cơ quan thuế cung cấp)

Hồ sơ đầy đủ giúp cơ quan thuế xác minh tính hợp pháp của giao dịch.

3.2 Các bước thực hiện xuất hóa đơn lẻ

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ

Cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Kê khai và nộp thuế trước khi nhận hóa đơn

Cơ quan thuế xác định số thuế phải nộp, bao gồm:

• Thuế GTGT

• Thuế TNCN

Bước 3: Nhận hóa đơn và xuất cho doanh nghiệp

Sau khi nộp thuế, cá nhân được cấp hóa đơn điện tử, trên đó thể hiện:

• Thông tin doanh nghiệp

• Giá trị giao dịch

• Thuế GTGT

• Tổng tiền thanh toán

3.3 Ví dụ thực tế

Cá nhân B cung cấp dịch vụ thiết kế cho Công ty X với giá trị 20.000.000 đồng.

Thuế phải nộp:

• GTGT 10% = 2.000.000

• TNCN 10% = 2.000.000
  → Tổng thuế: 4.000.000 đồng

Sau khi nộp thuế, cá nhân được cấp hóa đơn cho Công ty X.

4. Thuế và chi phí liên quan

4.1 Thuế áp dụng

Đây là mức thuế cơ bản cho cá nhân không kinh doanh khi xin hóa đơn theo từng lần phát sinh.

4.2 Chi phí có thể phát sinh

• Chi phí đăng ký mã số thuế (nếu chưa có)

• Chi phí hỗ trợ kê khai hoặc hướng dẫn thủ tục (tùy cá nhân lựa chọn)

Kết luận

Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp là hoạt động hợp pháp và được pháp luật quy định rõ ràng. Thực hiện đúng quy trình giúp:

• Cá nhân tuân thủ nghĩa vụ thuế

• Doanh nghiệp có chứng từ hợp lệ

• Giao dịch minh bạch và được bảo vệ pháp lý

TRIDUCEMC luôn duy trì vai trò trung tâm chia sẻ kiến thức pháp lý – thuế – kế toán, giúp cá nhân và doanh nghiệp nắm bắt đúng quy định hiện hành để hạn chế sai sót trong thủ tục hành chính.

Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!

🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!

📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội

📞 Hotline: 098 333 7438

📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com

👉 Theo dõi thêm những kiến thức quản trị doanh nghiệp tại triducemc.vn.