Khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở có phải đóng BHXH bắt buộc không? Đây là vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng chính sách tiền lương và phúc lợi cho người lao động.
Theo nội dung Công văn 6101/BHXH-QLT ngày 31/07/2026 của BHXH TP.HCM, một số khoản hỗ trợ được doanh nghiệp chi trả hàng tháng có thể không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc nếu đáp ứng đúng điều kiện theo quy định.
Điểm đáng chú ý là không phải cứ khoản hỗ trợ được trả cố định hàng tháng thì mặc nhiên phải đóng BHXH. Doanh nghiệp cần xem xét bản chất khoản chi, nội dung hợp đồng lao động và cách thể hiện trên hồ sơ tiền lương.
1. Khoản hỗ trợ nào không phải đóng BHXH bắt buộc?
Theo nội dung công văn được dẫn, các khoản hỗ trợ như:
- Hỗ trợ điện thoại;
- Hỗ trợ đi lại;
- Hỗ trợ nhà ở;
có thể không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý cách thể hiện khoản hỗ trợ trong hợp đồng lao động.
Các khoản này nên được ghi thành mục riêng và được xác định rõ là khoản hỗ trợ, phúc lợi hoặc chế độ khác. Không nên gộp chung vào tiền lương hoặc phụ cấp lương nếu bản chất khoản chi không phải là tiền lương.
Có phải trả cố định hàng tháng thì phải đóng BHXH?
Không nhất thiết.
Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ.
Một khoản hỗ trợ được chi trả đều đặn hàng tháng không đồng nghĩa với việc khoản đó tự động trở thành tiền lương đóng BHXH.
Việc xác định có thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH hay không còn phụ thuộc vào:
- Nội dung hợp đồng lao động;
- Cách thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp;
- Bản chất khoản tiền;
- Quy chế tiền lương, thưởng;
- Cách doanh nghiệp ghi nhận và chi trả.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tần suất chi trả để xác định nghĩa vụ BHXH.
2. Tiền lương đóng BHXH bắt buộc được xác định thế nào?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và các văn bản hướng dẫn, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định dựa trên các khoản thuộc tiền lương theo quy định.
Doanh nghiệp cần phân biệt ba nhóm:
Tiền lương
Đây là khoản tiền được thỏa thuận để trả cho người lao động thực hiện công việc theo hợp đồng lao động.
Phụ cấp lương
Là khoản nhằm bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa phản ánh đầy đủ.
Các khoản bổ sung khác và chế độ, phúc lợi
Tùy bản chất và cách thỏa thuận, một số khoản có thể không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Do đó, khi xây dựng bảng lương, doanh nghiệp cần phân loại từng khoản thay vì đưa tất cả khoản chi trả cho người lao động vào tiền lương đóng BHXH.
3. Hợp đồng lao động cần thể hiện khoản hỗ trợ như thế nào?
Đây là nội dung doanh nghiệp nên đặc biệt quan tâm.
Nếu doanh nghiệp có chính sách hỗ trợ tiền điện thoại, đi lại hoặc nhà ở, nên thể hiện rõ từng khoản trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
Ví dụ:
| Khoản chi | Cách thể hiện |
|---|---|
| Lương theo công việc | Ghi riêng |
| Phụ cấp lương | Ghi rõ từng khoản |
| Hỗ trợ điện thoại | Ghi thành mục riêng |
| Hỗ trợ đi lại | Ghi thành mục riêng |
| Hỗ trợ nhà ở | Ghi thành mục riêng |
| Thưởng | Theo quy chế thưởng |
| Phúc lợi khác | Ghi rõ điều kiện hưởng |
Việc tách riêng giúp doanh nghiệp dễ chứng minh bản chất từng khoản khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Ngược lại, nếu hợp đồng ghi một khoản tiền cố định nhưng không phân định rõ bản chất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình.
4. Báo tăng lao động có phải nộp hóa đơn chứng minh khoản hỗ trợ?
Theo nội dung công văn bạn cung cấp, khi doanh nghiệp thực hiện báo tăng hoặc điều chỉnh mức đóng BHXH, cơ quan BHXH không yêu cầu doanh nghiệp nộp hóa đơn hoặc chứng từ để chứng minh các khoản hỗ trợ.
Doanh nghiệp thực hiện kê khai dựa trên hồ sơ lao động đã giao kết.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa doanh nghiệp không cần lưu hồ sơ.
Doanh nghiệp vẫn nên lưu đầy đủ:
- Hợp đồng lao động;
- Phụ lục hợp đồng;
- Bảng lương;
- Bảng chấm công;
- Quy chế tiền lương;
- Quy chế thưởng và phúc lợi;
- Quyết định hoặc văn bản liên quan đến chính sách hỗ trợ;
- Chứng từ chi trả tiền lương và hỗ trợ.
Đây là cơ sở để doanh nghiệp giải trình khi có yêu cầu kiểm tra.
5. Cơ quan BHXH xác định khoản hỗ trợ dựa trên hồ sơ nào?
Khi kiểm tra, cơ quan BHXH có thể đối chiếu nhiều loại hồ sơ của doanh nghiệp.
Trong đó, các tài liệu quan trọng gồm:
Hợp đồng lao động
Đây là căn cứ quan trọng để xác định mức lương và các khoản người lao động được hưởng.
Bảng lương
Cần thể hiện thống nhất với hợp đồng và quy chế trả lương.
Bảng chấm công
Là căn cứ đối chiếu thời gian làm việc và tiền lương thực tế.
Quy chế tiền lương, thưởng và phúc lợi
Giúp chứng minh chính sách áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp.
Chứng từ thanh toán
Dùng để đối chiếu số tiền doanh nghiệp thực tế đã chi trả.
Do đó, nếu doanh nghiệp muốn loại trừ một khoản hỗ trợ khỏi tiền lương đóng BHXH, hồ sơ phải được xây dựng thống nhất.
6. Không phải mọi khoản phúc lợi đều được loại khỏi tiền lương đóng BHXH
Doanh nghiệp cũng không nên hiểu rằng cứ đặt tên là “hỗ trợ” hoặc “phúc lợi” thì khoản tiền đó sẽ không phải đóng BHXH.
Cơ quan quản lý có thể xem xét bản chất thực tế của khoản chi.
Ví dụ, nếu một khoản được gọi là “hỗ trợ” nhưng thực tế được trả cố định như một bộ phận của tiền lương và được thỏa thuận như tiền lương, doanh nghiệp cần đánh giá lại cách xác định căn cứ đóng BHXH.
Vì vậy, tên gọi của khoản tiền không phải yếu tố duy nhất quyết định nghĩa vụ đóng BHXH.
7. Doanh nghiệp cần rà soát gì sau Công văn 6101/BHXH-QLT?
Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát theo 5 bước:
Bước 1: Kiểm tra hợp đồng lao động
Xác định các khoản lương, phụ cấp, hỗ trợ và phúc lợi đang được ghi nhận.
Bước 2: Đối chiếu bảng lương
Kiểm tra cách thể hiện trên bảng lương có thống nhất với hợp đồng hay không.
Bước 3: Kiểm tra quy chế nội bộ
Các chính sách hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở cần có căn cứ và điều kiện hưởng rõ ràng.
Bước 4: Kiểm tra mức đóng BHXH
Đối chiếu tiền lương làm căn cứ đóng BHXH với hồ sơ lao động.
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ lưu trữ
Lưu hợp đồng, phụ lục, bảng lương, bảng chấm công và các tài liệu liên quan.
8. Một khoản hỗ trợ không đóng BHXH vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế
Đây là điểm kế toán và nhân sự không nên bỏ qua.
Không tính vào tiền lương đóng BHXH và không chịu thuế TNCN là hai vấn đề khác nhau.
Doanh nghiệp cần xem xét riêng từng khoản theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
Tương tự, khi tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra điều kiện về hồ sơ, chứng từ và quy chế chi trả.
Do đó, một khoản hỗ trợ có thể được xử lý khác nhau khi xét:
- BHXH;
- Thuế TNCN;
- Thuế TNDN;
- Kế toán tiền lương.
Kết luận
Công văn 6101/BHXH-QLT cho thấy doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên gọi của một khoản chi để xác định có phải đóng BHXH hay không. Quan trọng hơn là khoản tiền đó được thỏa thuận và thể hiện như thế nào trong hợp đồng lao động, quy chế của doanh nghiệp và hồ sơ tiền lương.
Với các khoản hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở, doanh nghiệp nên tách riêng khỏi tiền lương và thể hiện rõ trong hồ sơ lao động. Đây cũng là cơ sở để giải trình khi cơ quan BHXH kiểm tra việc đóng bảo hiểm.
Đặc biệt, việc một khoản hỗ trợ được chi cố định hàng tháng không đồng nghĩa với việc khoản đó đương nhiên phải tính đóng BHXH. Doanh nghiệp cần xem xét đúng bản chất và hồ sơ đi kèm trước khi đưa vào tiền lương đóng bảo hiểm.
Nếu đang xây dựng hoặc điều chỉnh thang bảng lương, hợp đồng lao động và chính sách phúc lợi cho năm 2026, doanh nghiệp nên rà soát lại các khoản hỗ trợ đang chi trả để tránh phát sinh chênh lệch tiền đóng BHXH về sau.
Liên Hệ Ngay Để Được Tư Vấn Miễn Phí!
🔹 Trí Đức EMC – Đối tác tài chính đáng tin cậy của doanh nghiệp!
📍 Địa chỉ: KĐT Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
📞 Hotline: 098 333 7438
📧 Email: tuvanquanlytriduc@gmail.com
👉 Khám phá thêm về kế toán thuế tại triducemc.vn, nền tảng tư vấn chiến lược kinh doanh & hoạch định tài chính chuyên sâu.
